Таны мэдэх ёстой Нетикс
Хїмїїс сар бїрийн бизнесийн мэйл хаягаар имэйлийг ашигладаг бол зарим нь манай мэргэжлийн ажилд зориулж имэйлийг єдєр тутмын хэрэгсэл болгон ашиглах болно. Бид харилцагчид, багийн гишүүд, тэргүүлэгчид, шинэ ажилд авах боломжтой, шинэ ажил олгогчтой харилцах имэйл ашиглах болно. Тийм ээ, эдгээр хүмүүс тодорхой, мэргэжлийн бичигдсэн мессеж бичих чадвараараа биднийг шүүх болно.
И-мэйлийн ёс зүй, эсвэл 'netiquette', Дэлхийн 27 жилийн вэбсайттай холбоотой юм. Netiquette нь таны и-мэйл дэх хүндлэл, ур чадварыг хэрхэн үзүүлэх талаар өргөнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн удирдамжийн багц юм. Харамсалтай нь, бизнесийн тохиргоонуудад зориулсан имэйлийн нууцыг мэдэх цаг зав гардаггүй хүмүүс байдаг. Тэр ч байтугай муу зүйл: текст мессежийг сул, албан бус хэв маягтай имэйлийн нууцыг задруулдаг хүмүүс байдаг.
Муу зураасан захиа нь таны итгэмжит хэрэглэгчийг, эсвэл дээд түвшний эсвэл боломжит ажил олгогчтой хорьж болохгүй. Энд танд сайн үйлчлэх имэйлийн дүрмийг энд оруулаад ажлын байрандаа ичиж зовох болно.
01-ийн 10
Илгээхийн өмнө имэйл хаягаа оруулахаасаа өмнө сүүлчийн зүйлийг хий.
Энэ нь эсрэг утгатай мэт санагдаж болох боловч энэ нь маш сайн хэлбэр юм. Та и-мэйл хаягийг (email) нэмж и-мэйл толгойноос өмнө бичих, proofreading хүртэл хүлээнэ. Энэ арга нь таны агуулгыг дуусгахаас өмнө мессежийг санамсаргүй байдлаар илгээхэд тань тусална.
Энэ нь ажлын аппликешн оруулах, хэрэглэгчийн асуултанд хариу өгөх, эсвэл муу мэдээг хүргэх зэрэг эмзэг агууламжтай урт хугацааны и-мэйлд чухал ач холбогдолтой юм. Эдгээр тохиолдолд, имэйл хаягийг түр зогсоохын тулд та өөрийн имэйлийг өөрийн бодол санаандаа цуглуулж, таны үгсийг оюун ухаанд тань туршиж байхын тулд танай имэйлээс хэсэг хугацааны дараа аюулгүй байдлыг хангана.
Хэрэв та имэйлд хариу илгээж байгаа бөгөөд та агуулгыг мэдрэмжтэй байлгахыг хүсч байгаа бол та илгээж бэлэн болтол хүлээн авагчийн и-мэйл хаягийг түр хугацаагаар устгаж, дараа нь хаягийг буцааж хийнэ. Хүлээн авагчийн и-мэйл хаягийг Notepad файл эсвэл OneNote хуудас руу хувилж, буулгах, имэйл бичих, имэйл хаягийг буцааж залгах, устгах боломжтой.
Зохиогчийн эрхэмлэх зүйл бол хоосон и-мэйл хаягийн мөрөөр нэг өдөрт та нарыг ихээхэн гаслангаас аварна!
10 дахь нь
Та зөв хүн явуулж байгаа эсэхийг гурав дахин шалгана уу.
Хэрэв та томоохон компани эсвэл засгийн газрын хэлтэст ажилладаг бол энэ нь илүү чухал юм. Та 'Май' эсвэл 'Хитер' эсвэл 'Мухамед' руу эмзэг имэйл илгээж байх үед таны имэйл програм нь танд бүрэн хаягийг урьдчилан бичиж өгөх болно. Эдгээртэй ижил нэртэй нэрс нь таны компаний хаягийн дэвтэрт олон үр дүнтэй байх болно. Дараа нь та хоёрын хожим таны дэд ерөнхийлөгчид, эсвэл нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх хүмүүст нууц хариулт өгөхөд хүргэж болно.
Дээрх # 1 норматив дүрмийн ачаар та эцсийн эцэст хаягласан тул хүлээн авагчийн имэйл хаягийг илгээхээсээ өмнө таны хамгийн сүүлийн алхам шиг хурдан явагдах болно!
03 - 10
Тухайлбал, 'Бүх хүнд хариулах', ялангуяа томоохон компанид байхаас зайлсхий.
Зарим хүмүүс рүү илгээсэн нэвтрүүлэг хүлээн авахдаа зөвхөн илгээгчдэд хариу өгөх нь ухаалаг хэрэг юм. Энэ нь түгээмэл тархацтай жагсаалттай компани юм.
Жишээлбэл: ерөнхий менежер бүхэл бүтэн компанийг өмнөд хэсэгт байрлах машины зогсоолын талаар имэйлээр явуулж, ажилтнуудад төлдөг дугаар, хуваарьтай хүндэтгэлийг хүлээлгэдэг. Хэрэв та "бүгдэд хариу өгөх" товчлуурыг дарж, бусад ажилчид таны хувийн машин дээр дайрч, будаг зураастай бол гомдол үүсгэх болно.
Тэдэнд хамааралгүй мессеж хүлээн авахыг хэн ч хүсэхгүй байна . Тэр ч байтугай бүлгийнхэнд гомдол гаргахгүй байх, эсвэл хэн нэгний санал гомдлоо цацах хэлбэрээр цацдаггүй.
Энэ буруу хандаас зайлсхийж, илгээгчээс таны хариултыг үндсэн үйлдэл болгон ашиглана. Доорх дүрэм # 9-ийг мөн үзнэ үү.
04 - 10
Мэргэжлийн мэндчилгээг бусдаар илэрхийлэхийн оронд ашиглаарай.
Мэргэжлийн имэйлийг эхлүүлэх хамгийн шилдэг арга бол дараах зарим нэг хувилбар юм:
1. Өглөөний мэнд, хатагтай Чандра.
2. Сайн байцгаана уу, төслийн баг, сайн дурынхан.
3. Сайн байна уу, Женнифер.
4. Өглөөний мэнд, Патрик.
Аль ч нөхцөлд мэргэжлийн имэйлийг эхлүүлэхийн тулд дараах зүйлсийг ашиглаарай:
1. Хөөе,
2. Sup, баг!
3. Сайн уу, Jen.
4. Mornin, Пат.
'Hey', 'yo', 'sup' гэх мэтчилэн илэрхийллүүд та нарын хувьд найрсаг бөгөөд дулаахан мэт санагдаж болох ч, тэд танай бизнест итгэх итгэлийг алдаж байна. Хэрвээ та бусад хүмүүстэй найдвартай харилцаатай бол эдгээр харилцан яриаг хэлээр ярихдаа ашиглаж болох боловч эдгээр үгсийг бизнесийн имэйлээр ашиглах нь буруу юм.
Нэмж хэлэхэд, энэ нь 'mornin' гэх мэт алдааны тайлбар авахад муу хэлбэр юм. Энэ хүн таныг ийм зүйлийг хийхийг хүсээгүй бол хэн нэгний нэрийг богиносгох нь маш муу хэлбэр юм.
Бизнесийн ямар ч ухаалаг харилцааны нэгэн адил та албан ёсоор хэтэрхий албан тушаалдаа талархаж, ёс зүй, хүндэтгэлд итгэдэг гэдгээ харуулах нь ухаалаг хэрэг юм.
05-р сарын 10
Таны мессежний талаархи мэргэжлийн нэр хүндээс шалтгаалсан бүх мессежийг шалга.
Үнэн хэрэгтээ, таны нэр хүнд муу дүрмүүд, муу үг хэллэг, муу үгсээр амархан задардаг.
Алма 'математикаа шалгах хэрэгтэй ' гэж хэлэх гэсэн юмыг санамсаргүйгээр "Аль аль нь чиний мета эсэхийг шалга . Эсвэл " Би маргааш ярилцлага хийж болно " гэж хэлэхдээ " Би маргааш завсарлага хийж чадна " гэж хэлнэ.
Таны илгээсэн имэйл бүрийг шалгаж байна; Мэргэжлийн нэр хүнд нь үүнээс хамаардаг шиг үүнийг хий.
06-ийн 10
Товч тодорхой, тодорхой сэдэв нь гайхалтай амжилтанд хүрэх (уншиж сурахад тань тусална).
Субъект нь харилцааны нэр бөгөөд хоёулаа амархан олдох боломжтой имэйлийг нэгтгэн, тэмдэглэх арга юм. Энэ нь агуулга, хүссэн аливаа үйл ажиллагааг тодорхой дүгнэх ёстой.
Жишээ нь: "кофе" гэдэг нь тодорхой бус.
Харин 'Ажилчдын кофены тохируулга: таны хариулт шаардлагатай' гэж оролдоно уу.
Хоёр дахь жишээний хувьд ' таны хүсэлт ' гэсэн сэдэв хэтэрхий тодорхой байна.
Харин оронд нь: ' Таны машины зогсоолын хүсэлт илүү нарийвчлалтай байх шаардлагатай.'
10-р хэсэг
Зөвхөн хоёр сонгодог фонтыг ашигла: Arial and Times Roman хувилбарууд, хар бэхтэй.
Энэ нь загварлаг фонттой нүүр болон өнгөийг нэмэхийн тулд таны и-мейл рүү нэмэхийг хичээдэг боловч та 12-р хар Arial эсвэл Times New Roman-г ашиглана. Тахома, Калибри мэтийн ижил төстэй хувилбарууд ч бас сайн. Хэрэв та тодорхой өгүүлбэр эсвэл суманд анхаарал хандуулж байгаа бол улаан бэх эсвэл тод үсгийн фонт нь зохицуулахад хялбар байх болно.
Асуудал нь танай имэйлүүд хоорондоо уялдаа холбоогүй, анхаарал төвлөрүүлэхгүй байх , эсвэл таны маркетинг , саад тотгорыг төрүүлж эхлэхэд асуудал юм . Бизнесийн ертөнцөд хүмүүс харилцаа холбоо нь найдвартай, тодорхой, товч бөгөөд гоёл чимэглэлийн, анхааралгүй хандахыг хүсдэг.
08-ийн 10
Ямар ч үнэ цэнэгүй, шуугиан, сүнслэг чимхлээс зайлсхий.
И-мэйл нь дууны болон биеийн хэлийг дамжуулах чадваргүй байдаг. Чухамдаа шууд, шуудхан гэж боддог зүйл нь таны и-мэйлд оруулсны дараа хатуу, ойлгомжтой байх болно. "Тааламжтай", "баярлалаа" гэсэн үгсийг ашиглахгүй байх нь сөрөг утга учруулдаг. Мөн та хошигнол, гэрэл нь үнэлэмж, бүдүүлэг байдлаар дамждаг.
Э-мейлээр хүндэтгэлтэйгээр аялгуутай, зан төлөвийг үзүүлэх нь дадлага туршлагатай, туршлагатай. Энэ нь танд и-мэйлийг өөртөө эсвэл өөр хүн рүү илгээхээсээ өмнө уншихад тусалдаг. Хэрвээ имэйлийн талаар ямар нэг зүйл ойлгомжтой эсвэл хатуу байвал түүнийг дахин бичиж аваарай.
Хэрэв та имэйлд ямар нэгэн зүйлийг дуудахдаа гацсан хэвээр байгаа бол утсаа сонгож, захиасыг харилцан яриагаар хүргэхийг анхаарч үзээрэй.
Санамж: имэйл үүрд мөнх бөгөөд та тэр зурвасыг илгээснээс хойш хэзээ ч татахгүй.
10-р сарын 10
Дэлхийг таны имэйлийг унших болно гэж бодъё.
Үнэнийг хэлэхэд имэйл нь үүрд мөнх. Энэ нь хэдэн секундын дотор хэдэн зуун хүнийг дамжуулж болно. Үүнийг хууль сахиулах байгууллага болон татварын байцаагчид шалгаж болно. Тэр ч байтугай мэдээ, эсвэл нийгмийн хэвлэл мэдээллийн хэрэгслийг хүртэл хийж болно.
Энэ бол өргөн цар хүрээтэй бөгөөд аймшигтай үүрэг хариуцлага юм, гэхдээ бид бүгдээрээ үүнийг дагах ёстой: Имэйлээр бичсэн зүйл амархан олон нийтийн мэдлэгийг олж авах болно. Таны үгсийг анхааралтай сонгож, хэрэв та үүнийг буцааж хазаж магадгүй гэж бодож байгаа бол мэдээгээ шууд илгээхгүй байх талаар нухацтай бодож үзээрэй.
10 - с 10
Товчхондоо 'баярлалаа' болон гарын үсэг блокоор үргэлжлүүлээрэй.
'Танд баярлалаа', 'баярла' гэх мэт niceties-ийн хүч чадал нь боломжтой. Мөн таны мэргэжлийн гарын үсгийн блокыг багтаах хэд хэдэн секунтэд нарийвчлан анхаарал хандуулах тухай ихээхэн хэмжээний яриа байдаг бөгөөд таны нэр, холбоо барих мэдээллээ хадгалдаг харилцаа холбооны өмчлөлийг таньдаг.
Сайн уу, Шайлеш.
TGI Sportswear дахь хатгамал үйлчилгээнд тань баярлалаа. Манай багийн спортын сонголтуудын талаар илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл авахын тулд утсаар ярьж байгаадаа би маш их баяртай байна. Мөн та энэ долоо хоногийн сүүлчээр манай танхимд зочилж болно. Би дээжийг биечлэн танилцуулж болно.
Таныг ямар дугаараар дуудаж болох вэ? Би өнөөдөр өглөөний 1:00 цагт ярих боломжтой.
Баярлалаа,Паул Гиле
Захиалагчийн үйлчилгээ хариуцсан захирал
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Таны брэнд бидний анхаарал"