Microsoft Office файлуудыг хэрхэн хамгаалах талаар

Таны ашиглаж буй Microsoft Office-ийн хувилбараас хамаараад янз бүрийн програмуудыг агуулж болно. Үндсэн санал нь ихэвчлэн Word, Excel, PowerPoint болон Outlook агуулдаг. PowerPoint нь угаасаа аюулгүй байдлыг санал болгодоггүй боловч Үг, Excel, Outlook зэрэг нь зарим нэг шифрлэлтийг хангадаг.

Word Документыг баталгаажуулах

Microsoft Word баримтуудын хувьд (Word 2000 болон түүнээс дээш) файлын хадгалалт дээр илүү өндөр аюулгүй байдлыг сонгож болно. "Хадгалах" товчийг дарахын оронд Файл дараад Save As гэж бичээд дараах алхмуудыг дагана уу:

  1. Файлыг хадгалах цонхны баруун дээд буланд байгаа Tools дээр дарна уу
  2. Аюулгүй байдлын сонголтууд дээр дарна уу
  3. Аюулгүй байдлын сонголтууд хайрцаг нь янз бүрийн сонголтуудтай.
    • Хэрэв та нууц үгээр файлыг бүрэн гүйцэд хандах хүсэлтэй байгаа бол нээхийн тулд Нууц үгсийн хажуугийн хайрцагт нууц үгээ оруулж болно
    • 2002 болон 2003 онуудад Нууц үгийн нүдэн дээр дарж Нарийвчилсан товшилт дээр дарж илүү өндөр түвшний шифрлэлтийг сонгох боломжтой.
    • Та Нууц үгсийн хажуугийн хайрцгийн нууц үгийг оруулахын тулд бусад хүмүүст файлаа онгойлгох нь зөв бол та өөрчлөх боломжтой . Гэхдээ хэн файлыг өөрчилж чадах вэ гэдгийг өөрчлөхийг хүсч байна.
  4. Аюулгүй байдлын тохируулгын хайрцагны доод хэсэг нь баримт бичгийн нууцлалыг хамгаалахын тулд зарим сонголтыг хийдэг:
    • Файлын үл хөдлөх хөрөнгөөс хувийн мэдээллийг устгах
    • Өөрчлөлт, тайлбарыг агуулсан файл хэвлэх, хадгалах, илгээхээс өмнө анхааруулах
    • Товчлох чадварыг сайжруулахын тулд санамсаргүй тоог хадгалах
    • Нээх буюу хадгалах үед нуугдмал тэмдэглэгээг харагдуулна
  5. Аюулгүй байдлын сонголтуудаа хаахын тулд OK дарна уу
  6. Файлдаа нэрээ сонгоод Save гэж товшино уу

Excel файлуудыг аюулгүй болгох

Excel нь Microsoft Word-тэй ижил төстэй хамгаалах загварыг санал болгодог. Файл , Save As дээр дараад дараах алхмыг хийнэ үү:

  1. Файлыг хадгалах цонхны баруун дээд буланд байгаа Tools дээр дарна уу
  2. Ерөнхий Сонголт дээр дарна уу
  3. Хэрэв та нууц үгээр файлыг бүрэн гүйцэд хандах хүсэлтэй байгаа бол нээхийн тулд Нууц үгсийн хажуугийн хайрцагт нууц үгээ оруулж болно
    • Нууц үгийн хайрцагны хажуу дахь Нарийвчилсан товшилтыг дарж илүү өндөр түвшний шифрлэлтийг сонгохын тулд дарж болох юм
  4. Та Нууц үгсийн хажуугийн хайрцгийн нууц үгийг оруулахын тулд бусад хүмүүст файлаа онгойлгох нь зөв бол та өөрчлөх боломжтой . Гэхдээ хэн файлыг өөрчилж чадах вэ гэдгийг өөрчлөхийг хүсч байна.
  5. Ердийн сонголтуудын хайрцагыг хаахын тулд OK дарна уу
  6. Файлдаа нэрээ сонгоод Save гэж товшино уу

Outlook PST файлуудыг аюулгүй болгох

Ирж буй болон гарч буй имэйл зурвасууд болон тэдгээрийн файлын хавсралтуудын жинхэнэ тоон гарын үсэг, шифрлэлт нь бүхэлдээ тусдаа асуудал бөгөөд өөр нэг тайлбарлагдах болно. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та Microsoft Outlook фолдероос өгөгдлийг PST файл руу экспортолж байгаа бол өгөгдөл бусдад хандах боломжгүйг баталгаажуулахын тулд хамгаалалт нэмж болно. Эдгээр алхмуудыг дагана уу:

  1. Файл дээр дар
  2. Импорт болон Экспортыг сонгоно уу
  3. Экспортын файлыг сонгоод Next товчин дээр дарна уу
  4. Хувийн фолдер файл (.pst) сонгоод Next товчлуурыг дарна уу
  5. Экспорт хийхийг хүссэн хавтас эсвэл фолдерыг сонгоно уу (хэрэв хайрцгийг хүсвэл хүссэн дэд хавтасыг сонгоод), дараа нь товшино уу
  6. Гаралтын зам, файлын нэрийг сонгоод экспортын файлдаа зориулж сонголтуудын аль нэгийг сонгоод Finish дээр дарна уу
    • Экспортын зүйлүүдтэй хуулбарыг хуулбарлах
    • Давхардсан зүйлүүдийг үүсгэхийг зөвшөөрөх
    • Давхардсан зүйлсийг экспортлохгүй
  7. Шифрлэлтийн тохиргоонд дараах сонголтуудын аль нэгийг сонгоно уу
    • Шифрлэлтгүй байна
    • Шахалттай шифрлэлт
    • Өндөр шифрлэлт
  8. Дэлгэцийн доод хэсэгт шифрлэсэн PST файлыг нээхэд нууц үгийг оруулаарай (та нууц үгээ ягштал чиглүүлсэн гэдгээ баталгаажуулахын тулд хоёулангийнх нь ижил нууц үгийг оруулна уу, өөрөөр хэлбэл та өөрөө нээх боломжгүй байж магадгүй файл)
    • Мөн нууц үгээ оруулахдаа энэ нууц үгийг хадгалах эсэхээ сонгоно уу
  9. Файлын экспортыг дуусгахын тулд OK дээр товшино уу

(Энди O'Donnell засварлах)