Хэрэв та дэлгүүрийн эзэн эсвэл менежер бол та зөв мэдээллийн сантай байх нь хэр чухал болохыг мэднэ. Ажиллагсад, үйлчлүүлэгчдэд бараа материал, тээвэрлэлтээс авахуулаад, удаан ажилласан өдөр нь маш олон тооны мэдээллийн засвар үйлчилгээг хамардаг гэдгийг та мэднэ. Бодит асуулт бол ямар мэдээллийн баазад хэрэгтэй вэ? Та Microsoft Excel-д энэ мэдээллийг хадгалахыг оролдсонгүй гэж найдаж байна. Хэрэв танд байгаа бол та Microsoft Access гэх мэт үндсэн өгөгдлийн сангаас эхлэн авч үзэхийг хүсч болох бөгөөд ингэснээр өгөгдлийг мэдээллийн сан руу амархан шилжүүлж болно.
Таны ажиллуулж буй дэлгүүрийн хэмжээ, хэмжээ нь ямар төрлийн өгөгдлийн санг хамгийн их мэдрэмжийг агуулдаг вэ? Хэрэв таны дэлгүүр фермийн зах зээл дээр үе үе бий болсон бол та тоосго, зуурмаг дэлгүүрээс өөр хэрэгцээтэй байдаг. Хэрвээ та хоол хүнсээ борлуулдаг бол бараа материалын нэг хэсэг болгон дуусах хугацааг хянах хэрэгтэй болно. Хэрэв танай жижиглэнгийн дэлгүүрийн онлайн байвал та төлбөр, тээвэрлэлт, мэдээллийг хянан үзэх шаардлагатай болно. Гэсэн хэдий ч бүх дэлгүүрүүд бараа материалын болон бэлэн мөнгөний урсгал зэрэг нийтлэг олон зүйл байдаг. Онцгой хэрэгцээнийхээ хамгийн сайн мэдээллийн санг тодорхойлоход танд туслахын тулд та дараах зүйлсийг анхаарах хэрэгтэй.
Өгөгдлийн санг хянах мэдээлэл
Жижиглэн худалдааны дэлгүүр ажиллуулах нь олон янзын асуудлыг хамардаг. Бараа материалд анхаарлаа төвлөрүүлээд зогсохгүй, барааг харуулах хангалттай арга (жишээ нь хогийн сав, тавиур, тавиур, хайрцаг гэх мэт), барааны үнийг харуулах хангамж, борлуулалтын мэдээлэл, үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл. Хянах зам маш их байдаг бөгөөд мэдээллийн сангууд дэлгүүрээ удирдахад илүү хялбар болгодог.
Тээвэрлэх гэх мэтээр илүү их зам тавих шаардлагатай учраас онлайн дэлгүүрүүд удирдахад хэцүү байж болно. Мэдээллийн сан нь таны үйлчлүүлэгч эсвэл борлуулалтын түүхийг байнга авч үзэхгүйгээр эдгээр бүх асуудлыг хамарсан аргыг илүү хялбар болгодог. Та мөн мэдээллийг оруулах, тухайлбал тайлан гэх мэт мэдээллийг гаргаж өгч, мэдээллийн баазад байршуулж болно. Ингэснээр гарын авлагын асуудалтай тулгарах шаардлагагүй болно.
Худалдан авах эсвэл барих эсэхээ шийдэх
Мэдээллийн сан худалдан авах эсвэл бүтээх хэрэгтэй юу гэдэг нь том асуудал бөгөөд энэ нь таны бизнесийн цар хүрээнээс хамаарч, хаанаас авахыг хүсч байгаагаас хамаарна. Хэрэв та саяхан эхэлж, гартаа цаг хугацаа хэрэгтэй (гэхдээ маш хязгаарлагдмал хэмжээний мөнгө), өөрийн өгөгдлийн санг бүтээх нь таны өвөрмөц хэрэгцээнд тохирсон сайн арга юм. Хэрэв та онлайн дэлгүүр ажиллуулж байгаа бол энэ нь ялангуяа үнэн юм. Хэрэв та интернет дэлгүүрээ нээхээсээ өмнө мэдээллийн баазыг эхлүүлбэл таны бараа материал болон эхлэлийн цэг дээр илүү сайн ойлгох болно. Татаж авах боломжтой татварын улирал энэ гайхалтай өгөгдөл бөгөөд таны бараа материалын дээд талд мөн үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл дээр үлдэхэд тусалдаг.
Хэрэв та томоохон бизнес эрхэлдэг, ялангуяа франчайз эзэмшигчийн нэгэн адил мэдээллийн баазыг худалдан авах нь танд илүү сайн ажиллах болно. Энэ нь таныг мартаж болох бүх зүйлээр дамжуулан танд туслах болно. Мэдээжийн хэрэг та мэдээллийн санг үүсгэх, удирдах цаг гаргахгүй тул бүх суурьтай байх нь зүйтэй. Та үргэлж өөртөө өөрчлөлт хийж болно.
Зөв мэдээллийн санг олох
Хэрэв та өгөгдлийн сангийн програмыг худалдан авахаар шийдсэн бол та янз бүрийн хувилбаруудыг судлахын тулд ихээхэн цаг зарцуулах шаардлагатай болно. Жижиглэнгийн худалдааны дэлгүүрүүдийн өргөн хүрээтэй, мэдээллийн сангийн зах зээлд хэрэглэгчид өөр өөр төрлийн өвөрмөц хэрэгцээтэй байдаг. Хэрэв та бүтээгдхүүн, хүнсний зүйлтэй ажиллаж байгаа бол амархан мууддаг зүйлсийг шалгахад туслах ямар нэг зүйлийг заавал хийх хэрэгтэй. Хэрэв та үнэт эдлэлийн дэлгүүртэй бол үнэт эдлэлийн даатгалыг хянаж чаддаг байх хэрэгтэй. Онлайн байгаа дэлгүүр, тоосго, зуурмагтай дэлгүүрийн хувьд та өөрийн бараа материал, хураамж, татвар, бизнесийн захиргааны асуудлаар өөр өөр өнцгөөс харуулсан зүйл хэрэгтэй. Хэрэв та тодорхой зүйлээс зардаг бол дэлгүүрт онлайнаар хэсэгчлэн худалдахын тулд та эрт мэдэх хэрэгтэй.
Эхлэхээсээ өмнө дагах хэрэгтэй бүх зүйлийн талаар бодоод үзээрэй, өгөгдлийн сангууд нь эдгээр зүйлсийг аль болох бага байлгахыг анхаар. Зах зээл дээр олон тооны мэдээллийн сан байдаг учраас та бүхэнд хэрэгтэй бүх зүйлээ боломжийн үнээр авах боломжтой байх ёстой.
Өөрийнхөө өгөгдлийн санг үүсгэх
Хэрэв та өөрийн өгөгдлийн санг үүсгэхээр төлөвлөж байгаа бол ямар програм ашиглахыг та тодорхойлох хэрэгтэй. Microsoft Access нь хүчирхэг, харьцангуй хямд учраас програм руу явах хандлагатай байдаг. Та өөрийн Майкрософтын бусад програмаас өгөгдөл импортлож, экспорт хийж чадна (хэрэв та Excel-д мэдээллийг дагаж мөрдвөл маш их ашиг тустай). Мөн та имэйл, борлуулалтын захидал болон бусад бичиг баримтыг (Word болон Outlook-ээс) мэдээллийн сан руу оруулж, маягтуудыг бөглөнө үү. Хандалт нь ихээхэн хэмжээний үнэгүй загвар , файлуудтай байх давуу талтай бөгөөд та бүхэн эхнээс нь эхлүүлэх шаардлагагүй. Та үнэгүй загварыг авч болно, дараа нь шаардлагатай бүх өөрчлөлтийг хийх хэрэгтэй.
Засвар үйлчилгээний ач холбогдол
Мэдээллийн санг хэрхэн яаж авах нь хамаагүй, мэдээллийн санг хадгалахын тулд хадгалах хэрэгтэй болно. Хэрэв та бараа материалын жагсаалт, хаяг, төлбөр тооцооны өөрчлөлт эсвэл борлуулалтын нийт дүн гэх мэт зүйлсийг хадгалахгүй бол өгөгдлийн сан нь зорилгогүйгээр өөр нэг бэхэлгээ болж өгдөг. Нягтлан бодох бүртгэлийнхээ талаархи таны бодсоноор таны өгөгдлийг бодоорой. Хэрэв та бүх ажил гүйлгээ, өөрчлөлтүүдтэй давхцахгүй бол энэ нь танд асуудал үүсгэх болно. Хэдийгээр энэ нь маш тустай байж болох боловч эхэндээ үүнийг удирддаг IT хүн байх албагүй. Гэсэн хэдий ч таны дэлгүүр томрох тусам, таны өгөгдлийг хадгалах, удирдахад илүү их цаг зарцуулах болно.