Урагшуулсан имэйлүүд нь ихэвчлэн шаардлагагүй тэмдэгтүүд болон хаягуудаар дүүрдэг
И-мэйл олон удаа дамжуулагдаж байх үед шаардлагагүй үг хэллэг, тэмдэгтүүд, имэйл хаягуудыг шаардлагагүй болсоноос хойш дахин илгээхээсээ өмнө цэвэрлэх хэрэгтэй.
Энэ мессежийг өөрийн харилцагчиддаа илгээхээсээ өмнө хүлээн авагчийнхаа төлөө энэ энгийн имэйлийн дүрмийг дагаж үзээрэй.
Урагшуулсан имэйлийг хэрхэн цэвэрлэх вэ
Эдгээр эшлэлийг дагаж мэйлийг ил харагдахуйц болгохын тулд дараах зөвлөмжийг дагана уу:
Шаардлагагүй имэйл хаяг устгах
Имэйлийг урьд нь ямар ч засвар хийгээгүй үед хүлээн авагч анхны мессеж илгээгдсэн имэйл хаягуудыг харж болно.
Энэ нь шинэ хүлээн авагчийг имэйл буюу эх илгээхэд хэн харагдсаныг харуулах зарим тохиолдолд ашигтай байж болох боловч энэ нь бүгдийг байлгах сайн санаа биш юм. Бусад хүлээн авагчдын аль нэг нь үнэхээр ямар нэгэн мэдээлэл имэйлд нэмсэн тохиолдолд энэ нь ялангуяа үнэн юм.
Зурвас дамжуулж, мессеж илгээгдсэн бусад имэйл хаягуудыг агуулж буй гарчигуудыг устгах.
Форвард-Холбоотой Маркеруудыг устгах
Цахим захидал хэд хэдэн удаа дамжуулагдсаны дараа Субъект талбар болон байгууллага нь нэг эсвэл түүнээс дээш ">" тэмдэгтүүдийг цуглуулах боломжтой, эсвэл "урагш дамжуулах", "FWD," эсвэл "FWDed" гэсэн бүхэл бүтэн үгс агуулж болно. Эдгээр нийтийг устгахын тулд эдгээрийг арилгах нь зүйтэй юм.
Үнэн хэрэгтээ, эдгээр тэмдэгтүүдийг хадгалах нь хүлээн авагчийг мессеж спам буюу эсвэл эдгээр үлдсэн тэмдэгтүүдийг устгах талаар хангалттай мэдээлэл аваагүй гэж боддог.
Текстийн өнгө, хэмжээ гэж үзье
Захидлын имэйлд нэг хэв маягийг авч явахад маш түгээмэл байдаг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн өөр өөр хэмжээтэй, нэгээс олон өнгөт текст байдаг. Энэ нь уншихад хэцүү бөгөөд хүлээн авагчийг бүхэлд нь спам болгон спам болгон устгахыг шаарддаг.
Уншихад хялбар болгохын тулд и-мэйлийг тохируулахыг хичээ.
Зурвасын дээд хэсэгт ойрхон бичих
Дамжуулсан имэйлд нэмэхийг хүссэн ямар ч сэтгэгдэл и-мэйлийн хамгийн дээд хэсэгт байрлах ёстой. Ингэснээр хүлээн авагч таны яриаг эхлээд тодорхой харж болно.
Та имэйлийн тухай эсвэл яагаад үүнийг дамжуулах талаар бичиж болох ч, ямар шалтгаанаас үл хамааран дээд хэсэгт харагдах ёстой, эс бөгөөс тэд үүнийг аль хэдийн бүх зурвас.
Таны хүссэн хамгийн сүүлчийн зүйл бол таны сэтгэгдлүүдийг анхны мессежээр текстийн хувьд хольж, буруу тайлбарлах явдал юм.
Тогтмол дамжуулалт хийх хувилбарууд
Зурвас дамжуулах өөр нэг хувилбар нь цахим шуудангийн файлыг хадгалж, мессежийг имэйл хавтсанд хавсаргах явдал юм. Зарим имэйл клиентүүд нь Microsoft Outlook шиг энэ товчлууртай. Бусад хүмүүст EML эсвэл MSG файл зэрэг имэйлийг файл хэлбэрээр татаж аваад дараа нь файлын ердийн хавсралт байдлаар илгээ.
Өөр нэг сонголт бол эх текстийг хуулж дараа нь текст хэлбэрээр эсвэл гаднах өнгө хэлбэрээр хуулахаас зайлсхийхийн тулд цэвэр текст хэлбэрээр байрлуулах явдал юм. Шуудан текстийг ишлэлд оруулахыг хүсвэл шинэ хүлээн авагч нь имэйлийн ямар хэсэг таньас биш гэдгийг харах боломжтой.