Цаасан баримтыг тоон технологид шилжүүлэх нь гэр орондоо оффисоо зохион байгуулахад ихээхэн тустай байж болох юм (эсвэл энэ нь таны гэр орон). Юуны өмнө та шүүгчид, файлуудаар дүүрэн нэмэлт цаас, эсвэл үнэ цэнэтэй ширээ талбайг хамарсан нэмэлт цааснаас салж болно.
Дижитал файлууд (PDF гэх мэт) нь хэвлэгчтэй хамт ирдэг оптик тэмдэгтийг таних (OCR) програмын тусламжтайгаар хайж болох файлууд болгон хувиргаж болно (HP нь OCR хэрхэн ажилладагийг тайлбарлаж, хэрхэн үүнийг хэрхэн хялбарчлах талаар тайлбарлах болно амьдралаа хялбаршуулах).
Энэ нь таны мэдээлэл өрөөнд орохгүй байх төдийгүй цаасан дээр байхаас ч илүү хялбар олох болно гэсэн үг юм. Мөн та CD эсвэл DVD, флэш диск дээр, онлайн хадгалах байгууламж, эсвэл бүгд дээр дуртай тоон файлаа хадгалж болно. Тиймээс та ямар нэг зүйл хэрэгтэй үедээ гар дээрээ авч болно гэдэгт итгэлтэй байж болно.
Гэрийн файлуудаа дижитал болгохоор бол, энэ нь таны амьдралыг энгийн болгодог зохион байгуулалттай багц файлуудыг бий болгох төгс цаг юм. Та хэрэгцээтэй бичиг баримтын төрлүүдийн талаар бодоод, тус бүрд зориулж нэг хавтас тавина уу. Зээлийн картын орлого нэг хавтаст бичиг; өөр даатгалын бичиг баримт; утасны төлбөр, хүнсний зүйл, гэрийн засварын төлбөр гэх мэт зүйлсийг бүгдийг нь тусдаа хавтаст өгч болно. Мөн фолдер бүрт жил бүр (эсвэл сараар) дэд хавтас үүсгэнэ. Зохион байгуулалтын системийг эхлүүлэх нь маш хялбар бөгөөд дараа нь шинэ баримтыг сканнердах бүртээ системийг дахин зохион байгуулахыг үргэлжлүүлэн хийхийн оронд зүгээр файлд шинэ бичиг нэмэх нь амархан байдаг.
Таны сканер эсвэл принтер OCR програм хангамжтай (ABBYY FineReader програм хангамжийг би олон т рлийн хэвлэгч ба сканнеруудтай хамт багцад оруулдаг) эсэхийг шалгаарай. Хэрэв та олдохгүй бол бүү сандар. Та Windows ашиглаж байгаа л бол таны компьютер дээр суулгасан OCR програм хангамжийг аль хэдийнэ суулгасан байх магадлал өндөр байна. Сайтар OCR Програм хангамжийг хөрвүүлэхийн тулд сканерынхаа хамт програм хангамжийг байршуулж, ашиглах замаар засварлах боломжтой болно.
Мэдээжийн хэрэг, энэ нь өөр нэг чухал зүйл юм. Үүнд: Хэрэв та энэ ажлыг хийх гэж байгаа бол ядаж баримтжуулах сканнертэй байх хэрэгтэй. Энэ нь үнэтэй эсвэл сонирхолтой биш байх ёстой. Хэрвээ танд байхгүй бол одоо нэгийг хайж олох нь сайхан цаг. Эдгээр зургуудын сканнер болон баримтын сканнеруудын талаар хамгийн сайн худалдан авалт хийдэг. Хэрэв та тусдаа сканнер хэрэггүй бол хямдхан нэг хэвлэгч нь энэ ажлыг маш сайн хийх болно.
Тэгэхээр энэ бол хатуу хэсэг. Системийг тохируулах нь хэтэрхий төвөгтэй биш юм; Баримт бичгийг хайж байгаа ч гэсэн тийм ч хэцүү биш байх болно. Хамгийн хэцүү зүйл бол шинэ орлого, баримт бичгийг авах бүртээ автоматаар хийдэг болгох явдал юм. Үгүй бол баримтууд дахин овоолж эхлэх бөгөөд та цаг хугацаагаа алдаж байгаа мэт мэдрэх болно. Тиймээс түүнтэй хамт байгаарай!