Файл хайж байгаа үедээ багахан байгууллага явдаг
Хэрэв та Microsoft Word-ийн файлуудыг өөр дээрээ ажиллуулахаас илүү их цаг зарцуулдаг бол Word-ийн зарим компьютерийн функцийг ашиглах боломжтой болсон.
Thumbnail бүхий бүх Word файлуудыг хадгал
Үг бүрийн файлыг урьдчилж харах зураг эсвэл зурах хэлбэрээр хадгалах нь тэдгээрийг нээхгүйгээр танихад хялбар болгодог. Та Word-ийн бүх документуудыг урьдчилж харах эсвэл зурагтын дүрслэлийг цөөн хэдэн алхмаар хийснээр хадгалж болно:
- Microsoft Word-ийг нээх .
- File дээр цэсийг дарна уу.
- Сайтуудыг сонгоод drop-down цэсний ёроолд байрлана уу.
- Хураангуйг дарна уу.
- Энэ документ бүхий Урьдчилан харах зургийн зургуудын хажуугийн толь бичгийг байрлуулах буюу Бүх Үгийн бичиг баримтуудын Thumbnail-ыг (Word-ийн хувилбараас хамааран) хуулах.
- OK дарна уу.
Word Document Properties-ийг шинэчлэх
Хэрвээ та ижил төстэй нэрс, байршлуудтай Үг баримттай их хэмжээний файлуудтай ажиллаж чадвал Word програмын онцлог шинж чанарыг ашиглахыг та хүсч байна. Файл > Properties > Буцахдаа тайлбар, түлхүүр үгс, зэрэглэл, гарчиг эсвэл субьектийн мэдээллийг оруул. Файлуудыг ялгахад туслах юу ч болно. Хайлт хийх цаг ирэхэд Үг нь яг хэрэгтэй зүйлээ олж чадна.
Компьютер дээрээ Folder хийх ба тэдгээрийг ашиглах
Өөрийн бүх Word документуудыг нэг хавтсанд тохируулахын тулд "MyWordDocs" гэх мэтээр мартахгүй зүйлийг нэрлэнэ үү. Үүнийг тань ойлгож нэрийг нь ашигладаг нэртэй хавтаснуудаар дүүргэ. Жишээ нь та долоо хоногийн уулзалтын тэмдэглэлийг үүсгэх үүрэг хариуцлагыг хүлээдэг бол эдгээр тэмдэглэлд фолдер хийж, доторхи нэмэлт фолдерыг сар, жилээр оруулаарай.
Хэрвээ та компьютер дээрээ бичиг баримтаа олон жилээр тараасан бол тэдгээрийг онгойлгож, тэдгээрийг хадгалах эсэхээ шийдэж чадаагүй бол хуучин баримтуудаа 2010 оны бүх баримт бичгүүдээс хасах болно. нэг фолдер, 2011 дээр өөр нэг гэх мэтчилэн тэдгээрийг эргэж харах цаг болтол хүлээх хэрэгтэй.
Тохиромжтой файлыг нэрлэх системийг ашиглана уу
Нэршлийн системийг бий болгох нь таны хүссэн файлуудыг хайж олоход цаг гаргахад туслах хамгийн чухал зүйл юм. Файлуудаа нэрлэх зөв зам байхгүй, гэхдээ нэр өгөх системийг сонгож, үүнийг байнга хэрэглэж байх нь хүчин чармайлттай байх болно. Санал бол:
- Баримт бичгийн төрлийг оруулахын тулд "Гэрээ", "Лиз" эсвэл "Сонин" гэсэн агуулсан файлын нэр нь таны хайж байгаа захидал биш гэдгийг анхаарч үзнэ үү.
- Нэрийг харилцагчийн нэрээр (эсвэл баримт бичиг байгаа бол хүлээн авагчийн овог нэрийг) эхэлнэ.
- Файлын нэрээр огноог оруулах.
Өөрийн цагийг аваарай
Хэрэв таны компьютер файлын аль хэдийн дууссан бол байгууллагынхаа асуудлыг нэг дор шийдэхийг бүү оролд. Ажлыг тасралтгүй ажиллуулж, өдөрт 15 минут зарцуулдаг. Компьютер дээрээ Word файлуудаа төөрөгдүүлж, тэдгээрийг нэг хавтас дотор байрлуулж, шинэ хавтас үүсгэх эсвэл устгах шаардлага гардаггүй. Хэрвээ та санаагаа гаргаж чадахгүй бол HoldUntilDate нэртэй фолдер дотор байрлуулж ирээдүйд хангалттай хугацаа өнгөрмөгцөө сонго. Хэрэв та фолдераа нээсэнгүй бол үүнийг устгахад таатай байх болно. Та ямар ч төрлийн фолдерыг хийж байгаа бол тэдгээрийг бүгдийг нэг том Word хавтсанд байрлуул, тэгээд хаана харагдахыг мэдэх болно.