01 - 02
Excel -д давхардсан өгөгдлийн бүртгэлийг устгах
Excel гэх мэт spreadsheet хөтөлбөрүүд нь ихэнхдээ бараа материалын жагсаалт, борлуулалтын бүртгэл, шуудангийн жагсаалт зэрэг зүйлсийн мэдээллийн сан болдог.
Excel -д өгөгдлийн сангууд нь өгөгдлийн хүснэгтүүдээс бүрддэг бөгөөд энэ нь бичлэгийг нэрлэсэн өгөгдлийн эгнээнд хуваадаг.
Баримт бичлэгт мөрөнд байрлал эсвэл талбар дахь өгөгдөл нь компаний нэр, хаяг, утасны дугаар зэрэг хамаарна.
Өгөгдлийн сангаар өсч буй нийтлэг асуудал нь давхардсан бичлэг эсвэл өгөгдлийн эгнээ юм.
Энэ давхардал дараах тохиолдолд гардаг:
- Бүх бичлэгүүд нь нэгээс олон мэдээллийн санд нэг эсвэл хоёр ба түүнээс дээш тооны бүртгэл хөтөлнө
- Олон тооны бүртгэлүүд нь нэг буюу хэд хэдэн талбаруудтай байдаг. Жишээлбэл, нэр, хаяг нь ижил өгөгдөл агуулсан.
Аль ч аргаар, давхардсан бичлэгүүд нь олон тооны асуудлыг үүсгэх болно. Жишээ нь, өгөгдлийг олон нийтэд хүргэхийн тулд ижил төстэй баримтыг имэйл нийлүүлэхэд ашигладаг. Ингэснээр өгөгдлийн сангийн мэдээллийг шуудангаар нийлүүлэхэд ашигладаг. Тиймээс байнга рекорд хайж, хуулбарлах суурь.
Дээрх зураг дээрх шиг жижиг түүврийг давхар бичилт хийхэд хялбар байдаг боловч өгөгдлийн хүснэгтүүд нь хэдэн рекордыг агуулдаг бол хэдэн зуун бичилтийг агуулсан байх нь олон тооны бүртгэлийг олоход маш хэцүү байдаг.
Энэ даалгаврыг биелүүлэхэд хялбар болгохын тулд Excel програмд суурилсан өгөгдлийн хэрэгсэлтэй бөгөөд үүнийг ижил төстэй болон хэсэгчлэн тохирох бүртгэлийг хайх, устгахад ашиглаж болох Duplicates-г устга .
Гэсэн хэдий ч, устгах Duplicates хэрэгсэл нь боловсруулсан, ижилхэн, хэсэгчлэн тохирох бичлэгийг тусад нь авч үзэх ёстой.
Яагаад гэвэл Duplicates Dialing Box нь сонгосон өгөгдлийн хүснэгтийн талбарын нэрийг харуулдаг тул хайхдаа аль дурын талбаруудыг хайж буй бичлэгт тааруулахыг оруулаарай:
- Бүх төрлийн талбаруудыг хайх - адил тэмдэглэлүүдийн хувьд бүх багана, талбарын нэрсийн хажуугийн тэмдэгтийн тэмдэгийг үлдээх;
- Баримтыг хэсэгчлэн тохируулахын тулд - зөвхөн тохирох талбаруудын дэргэдэх шалгах тэмдэгийг үлдээнэ үү.
Хээрийн нэрс ба баганы үсэг
Дээр дурдсанчлан, Remove Duplicates tool нь хүссэн талбар буюу баганы нэрийг шалгах замаар хайж буй тохирох талбаруудыг хайж байгаа харилцах цонхоос бүрддэг.
Оруулах цонхны өгөгдөл нь талбарын нэр буюу баганын үсгүүд - таны өгөгдлүүд нь дээрх өгөгдлийн хүснэгтийн дээд хэсэгт байгаа өгөгдлийн хүснэгтийн дээд хэсэгт байрлах эсэхээс хамаарна.
Хэрэв энэ нь - харилцах цонхны баруун гар талд опцион байгаа эсэхийг шалгаарай - Миний өгөгдөл толгойтой байна - шалгагдаж, Excel мөрийг харилцах цонхонд энэ мөр дэх нэрс харуулна.
Хэрэв таны өгөгдөл толгой эгнээ байхгүй бол харилцах цонх нь сонгогдсон өгөгдлийн нүдэнд тохирох баганын үсгүүдийг харуулна.
Өгөгдлийн нийлмэл хүрээ
Устгах Duplicates хэрэгслийг зөв ажиллуулахын тулд өгөгдлийн хүснэгтэд тасалдсан өгөгдлийн хүснэгт байх ёстой бөгөөд энэ нь ямар ч хоосон мөр, багана байх ёстой бөгөөд хэрэв боломжтой бол хүснэгтэд байрлах хоосон нүд байхгүй байх ёстой.
Өгөгдлийн хүснэгтийн хоосон зайгүй байх нь өгөгдлийн удирдлагад зөвхөн давхардсан өгөгдөл хайхад бус, ерөнхий менежменттэй холбоотой сайн практик юм. Excel-ийн өгөгдөлийн хүснэгт нь нийлмэл өгөгдлийн талбар болох үед ялгах, шүүх зэрэг бусад өгөгдлийн хэрэгслүүд.
Давхардсан өгөгдлийн бүртгэлийг устгах Жишээ
Дээрх зурагт өгөгдлийн хүснэгтэд А. Томпсонд зориулсан хоёр ижил бичлэг, Р. Холтны хувьд бүх талбарууд нь оюутны дугаараас бусадтай таарч байгаа хоёр бичлэгийг агуулна.
Доор жагсаасан алхмуудыг Duplicates өгөгдлийг устгахыг хэрхэн ашиглах талаар нарийвчлан харуулав:
- А. Томпсонд хоёр ижил бичлэгийг хоёр дахь удаагаа аваарай.
- Р. Холтны хувьд хоёр дахь хэсэгчлэн тохирсон бичлэгийг аваарай.
Устгах Duplicates харилцах цонхыг нээх
- Дээжийн өгөгдлийн сан дахь өгөгдөл агуулсан аливаа нүдэн дээр дар.
- Тууз дээр Data tab-ыг дарна уу.
- Дээш Duplicates дүрс дээр дарж өгөгдлийн хүснэгтэд байгаа бүх өгөгдлийг тодруулж, устгах Дублиний харилцах цонхыг нээнэ үү.
- Remove Duplicates харилцах цонх нь бидний өгөгдлийн дээжнээс бүх баганы гарчиг буюу талбарын нэрийг харуулна
- Хээрийн тэмдэгтийн хажууд байгаа тэмдгүүд нь аль баганууд Excel-ийг давталттай бичлэг хайхыг оролдохыг заана
- Анхдагчаар, харилцах цонхыг бүх талбарууд нээнэ
Тодорхой тэмдэглэгээг олох
- Энэ жишээнд бид ижил төрлийн бүртгэл хайж байгаа тул баганын бүх гарчигийг шалгана
- OK дарна уу
Энэ үед дараах үр дүнг харуулсан байна:
- Харилцах цонхыг хааж, захианд бичнэ: 1 давхардсан утгууд олдсон ба устгагдсан; 7 өвөрмөц утгууд хэвээр байна.
- Давхардсан A. Thompson бичлэг агуулсан мөр нь мэдээллийн баазаас хасагдсан болно
- Хэдийгээр Рос Холтны хувьд хоёр хэсэгчлэн тохирсон бичлэг байдаг ч гэсэн бүх талбарууд таарахгүй тул хоёр бичлэгийн оюутны дугаар өөр байдаг. Excel-ийн хувьд энэ нь өвөрмөц өгөгдлийн бичлэг байх болно гэж үздэг.
02-ийн 02
Дахин устгах бүртгэлийг арилгаж, заримыг нь устгах боломжтой
Нэг талбарт нэг талбарыг шалгаж байх
Excel-ийн зөвхөн өгөгдлийн сонгосон талбаруудтай яг таарч байгаа өгөгдлийн бичлэгүүдийг арилгана учир нь бүх хэсэгчлэн тохирох өгөгдлийн бичлэгүүдийг олох хамгийн шилдэг арга бол доорх шатлалд хийгддэг шиг нэг удаа зөвхөн нэг талбарт зөвхөн шалгах талбарыг арилгах явдал юм.
Нэр, нас, хөтөлбөрөөс бусад бүх талбарт хамаарах бичлэгүүдийн дараагийн хайлтууд нь заримдаа хослуулсан бүртгэлийг устгах боломжтой.
Баримт бичлэгийн зарим хэсгийг олох
- Шаардлагатай бол өгөгдлийн хүснэгтэд өгөгдөл агуулсан аливаа нүдэн дээр дар
- Тууз дээр Data tab-ыг дарна уу.
- Дээш Duplicates дүрс дээр дарж өгөгдлийн хүснэгтэд байгаа бүх өгөгдлийг тодруулж, устгах Дублиний харилцах цонхыг нээнэ үү.
- Өгөгдлийн хүснэгтийн хувьд бүх талбарын нэр буюу баганын гарчиг сонгогдсон байна.
- Талбар бүрт таарахгүй бичлэгийг хайх, хасахын тулд Excel-ийн орхигдсон талбарын нэрээс гадна шалгах тэмдэгийг хас.
- Жишээ нь, Оюутны ID баганын хажууд байгаа шалгах хайрцаг дээр шалгах тэмдэг дээр дарна.
- Excel нь одоо зөвхөн Last Name , Initial , and Program fields дахь таарах өгөгдлүүдийг хайж устгах болно.
- OK дарна уу
- Харилцах цонхыг хааж, захианд бичнэ: 1 давхардсан утгууд олдсон ба устгагдсан; 6 онцгой утга хэвээр байна.
- ST348-252- ийн Student ID дугаартай R. Holt-ийн хоёр дахь бичлэг агуулсан эгнээний өгөгдлийн сангаас хасагдсан болно.
- Зурвасын хайрцагыг хаахын тулд OK дарна уу
Энэ үед жишээ нь өгөгдлийн хүснэгт бүх давхардсан өгөгдлөөс ангид байх ёстой.