Excel нь SQL Server болон Microsoft Access зэрэг харьцуулах мэдээллийн сангийн програмуудын өгөгдлийн менежментийн чадавхитай байдаггүй. Гэвч энэ нь олон тохиолдолд мэдээллийн менежментийн шаардлагыг дүүргэдэг энгийн эсвэл хавтгай файлын мэдээллийн сан юм.
Excel -д өгөгдөл нь ажлын хүснэгтний мөр болон баганыг ашиглан хүснэгтүүдэд зохион байгуулагддаг. Хөтөлбөрийн сүүлийн үеийн хувилбарууд нь хүснэгт онцлогтой бөгөөд энэ нь мэдээллийг оруулах, засварлах, ашиглахад хялбар болгодог.
Сэдвийн тухай өгөгдөл эсвэл мэдээлэл, хэсэг хэсэг эсвэл хүний хаяг гэх мэт хэсэг тус бүрийг тусдаа ажлын хуудсанд хадгалж, талбар гэж нэрлэдэг.
Өгөгдлийн сангийн нөхцөл: Excel дахь хүснэгт, бүртгэл, талбарууд
Мэдээллийн сан нь зохион байгуулалттай загварын нэг эсвэл хэд хэдэн компьютерт хадгалагдсан холбоотой мэдээллийг цуглуулах юм.
Ихэнхдээ мэдээлэл эсвэл өгөгдөл нь хүснэгтэнд хуваагдана. Excel, энгийн, хавтгай файлын өгөгдлийн сан нь нэг субьектын талаархи бүх мэдээллийг нэг ширээн дээр агуулдаг.
Харилцааны өгөгдлийн сан нь нөгөө талаас өөр хоорондоо ялгаатай, холбоотой сэдвүүдийг агуулсан хүснэгт бүрийн тооноос бүрддэг.
Хүснэгтийн мэдээллийг дараах байдлаар хялбархан зохион байгуулж болно:
- Шинэчлэгдсэн
- Эрэмбэлэгдсэн
- Залруулж байна
- Сонгож авсан эсвэл тусгай мэдээллийг хайж олох
Баримт бичиг
Өгөгдлийн сангийн нэр томъёо нь мэдээллийн баазад өгөгдлийн сан руу орсон нэг тодорхой объектын тухай бүх мэдээлэл, өгөгдлийг агуулна.
Excel-д, бичлэгүүд нь нэг төрлийн мэдээлэл эсвэл үнэ бүхий мөр бүхий нүд бүрт worksheets мөрөнд зохион байгуулагддаг.
Талбарууд
Өгөгдлийн сангийн бичлэгийн мэдээллийн хэсэг бүр, тухайлбал утасны дугаар, гудамжны дугаар гэх мэт - талбар гэж нэрлэдэг.
Excel-ийн хувьд, нүд бүр нь обьектийн талаархи ганц ширхэг агууламжтай байж болох учраас ажлын хүснэгт тус бүрийн нүд нь талбар болдог.
Хээрийн нэр
Өгөгдлийн сан руу өгөгдлүүдийг зохион байгуулалттай хэлбэрээр оруулах нь чухал бөгөөд ингэснээр тусгай мэдээллийг олохын тулд эрэмбэлэх эсвэл шүүж болох нь амин чухал юм.
Тэмдэглэл тус бүрийн хувьд өгөгдлийг ижил дарааллаар оруулахыг баталгаажуулахын тулд хүснэгтийн баганууд бүрт гарчиг нэмнэ. Эдгээр баганын гарчгийг талбарын нэр гэж нэрлэдэг.
Excel-д хүснэгтийн дээд мөрөнд хүснэгтийн талбарын нэрийг агуулна. Энэ мөрийг ихэвчлэн толгойн мөр гэж нэрлэдэг.
Жишээ нь
Дээрх зураг дээр нэг оюутанд цуглуулсан бүх мэдээллийг нэг мөрөнд хадгалж эсвэл хүснэгтэнд тэмдэглэнэ. Оюутан бүр хичнээн хэмжээний, хичнээн хэмжээний мэдээлэл хуримтлаас үл хамааран хүснэгтэд тусдаа эгнээ байдаг.
Нэг мөр доторх нүд бүр нь тухайн мэдээллийн нэг хэсгийг агуулсан талбар юм. Толгойн мөрөн дэх талбарын нэр нь өгөгдлүүд нь тодорхой сэдвүүд, тухайлбал нэр, нас гэх мэт бүх өгөгдлийг бүх оюутнуудын хувьд ижил баганад байлгах замаар зохион байгуулагдсан хэвээр байгаа эсэхийг шалгадаг.
Excel-ийн өгөгдлийн хэрэгсэл
Microsoft Excel-ийн хүснэгтүүдэд хадгалагдсан их хэмжээний өгөгдөлтэй ажиллахад хялбар, найдвартай байлгахын тулд олон тооны өгөгдлийн хэрэгслүүдийг оруулсан.
Баримт бичлэгийг ашиглах нь
Бие даасан бичлэгүүдтэй ажиллахад хялбар болгодог эдгээр хэрэгслүүдийн нэг нь өгөгдлийн маягт юм. 32 хүртэлх талбар буюу баганатай агуулсан хүснэгтэд байгаа бүртгэл дэх хайх, засах, оруулах эсвэл устгахад ашиглаж болно.
Анхдагч маягт нь бүртгэлийг зөв оруулсан эсэхийг бататгахын тулд хүснэгтэнд байгаа дараалал дахь талбарын нэрсийн жагсаалтыг агуулна. Хээрийн нэр бүрийн хувьд өгөгдөл тус бүрийн талбарыг оруулах буюу засах текст
Өөрчлөн тохируулсан маягтуудыг үүсгэх боломжтой боловч анхдагч маягтыг үүсгэх, ашиглах нь илүү хялбар бөгөөд ихэвчлэн шаардлагатай бүх зүйл байдаг.
Давхардсан мэдээллийн бүртгэлийг устгах
Бүх өгөгдлийн сантай холбоотой нийтлэг асуудал бол өгөгдлийн алдаа юм. Өгөгдлийн хүснэгт өсөхийн хэрээр өгөгдлийн энгийн давхарга алдаа эсвэл алдагдсан өгөгдлийн талбаруудаас гадна өгөгдлийг давхардуулах нь ихээхэн асуудалтай байж болно.
Excel-ийн өгөгдлийн өөр нэг хэрэгслийг ашиглан эдгээр хуулбаруудыг устгахад ашиглаж болно.
Өгөгдлийг ангилах
Ангилах гэдэг нь хүснэгтийн нэрийг цагаан толгойн үсгээр эрэмбэлж, хамгийн эртний ба хамгийн багаас нь он дарааллаар нь ангилах гэх мэт тусгай өмчийн дагуу өгөгдлийг дахин зохион байгуулах гэсэн утгатай.
Excel-ийн ангиллын сонголтууд нь нэг эсвэл хэд хэдэн талбараар эрэмбэлэх, огноо, цаг зэрэг өөрчлөн ангилах, мөрөөр эрэмбэлэх, талбаруудад талбаруудыг эрэмбэлэх боломжтой болгоно.