Захидал нийлүүлэх нь ижил төстэй багц баримтуудыг үүсгэх хялбар боловч хувьсагчтай, хувьсамтгай өгөгдлийн элемент агуулдаг хялбар хэрэгсэл юм. Энэ нь цуглуулсан өгөгдлийн элементүүдийг агуулж буй өгөгдлийн элементүүдийг холбох замаар хийгддэг.
Захидал нэгтгэх нь баримтжуулалтад нэр, хаяг зэрэг стандартчилсан өгөгдөл оруулах үйл явцыг автоматжуулахад цаг хугацаа, хүчин чармайлт хэмнэнэ. Жишээлбэл, та Outlook дэх харилцагчдын бүлгийн маягтын холбоосыг холбож болно; энэ үсэг нь харилцагчийн хаяг тус бүрд нэгтгэх талбар, нэг нь холбогдох харилцагчийн нэрийг захидлын мэндчилгээний хэсэг болгон нийлүүлэх боломжтой байж болно.
Захидал нийлүүлэх хэрэглээ
Ихэнх хүмүүст шуудангаар нэгдэх захидал шуудангаар хог хаях талаар бодлоо илэрхийлдэг. Зах зээлчид шуудангаа нэгтгэх нь их хэмжээний мэйлийг хурдан бөгөөд хялбархан үүсгэхийг шаарддаг боловч бусад олон хэрэглээ нь таныг гайхшруулж, зарим баримт бичгүүдийг үүсгэх арга замыг өөрчлөх боломжтой.
Та мэйл нийлүүлэхдээ хэвлэмэл баримт бичиг, цахим баримт бичиг, факс зэрэг аль ч хэлбэрийг үүсгэж болно. Захидал нийлүүлэлтийг ашиглан үүсгэж болох баримтуудын бараг л хязгааргүй байдаг. Жишээ нь:
- Каталог
- Бараа материал
- Нэхэмжлэл
- Шошго
- Дугтуйнууд
- Мэдээжийн хэрэг захидал
Ухаалаг ашигладаг бол мэйлийн нийлүүлэлт нь таны бүтээмжийг сайжруулах болно. Энэ нь таны үүсгэсэн баримт бичгийн үр нөлөөг нэмэгдүүлэх болно. Жишээ нь, хүлээн авагч бүрийн нэр, бусад элементүүдтэй захидал өөрчлөх замаар таны хүссэн үр дүнгийн тайзыг тавьдаг өнгөлсөн, хувийн дүрсийг толилуулж өгдөг.
Захидал нийлүүлэх анатоми
Захидал нийлүүлэлт нь хоёр үндсэн хэсгээс бүрдэнэ: баримт бичиг, өгөгдлийн эх сурвалж , мөн өгөгдлийн сан гэж нэрлэгддэг. Microsoft Word нь өгөгдлийн эх үүсвэр болох Excel, Outlook гэх мэт бусад оффисын програмуудыг ашиглах боломжийг олгодог. Хэрэв та бүрэн эхийн програмтай бол програмынхаа аль нэгийг ашиглан хялбар, тохиромжтой, маш их зөвлөдөг. Жишээ нь таны Outlook харилцагчид руу орсон харилцагчдыг ашиглах нь, тэр мэдээллийг өөр эх сурвалж руу дахин оруулахаас сэргийлнэ. Одоо байгаа Excel spreadsheet ашиглан Word-ийн өгөгдлийн эх сурвалжаас илүүтэй таны өгөгдөлд илүү уян хатан байдлыг өгдөг.
Хэрэв та зөвхөн Word програмтай бол, та имэйл нийлүүлэх боломжыг ашиглаж болно. Үг нь таны имэйл нийлүүлэхэд ашиглах бүрэн боломжтой мэдээллийн эх үүсвэрийг үүсгэх боломжтой.
Захидал нийлүүлэх тохиргоо
Захидал нийлүүлэх нь төвөгтэй мэт санагдаж болох бөгөөд ихээхэн хэмжээний өгөгдлийн сангийн өгөгдөлд тулгуурласан, өгөгдөл-ихээхэн баримт бичиг байж болно. Гэсэн хэдий ч, таны баримтыг мэдээллийн сан руу холбох явцад алхаж буй нисгэгчидээр дамжуулан нийтлэг хэрэглээнд зориулсан захидлыг нийлүүлэх боломжийг хялбаршуулдаг. Ерөнхийдөө та үйл явцыг 10-аас цөөхөн тоогоор, үүнд алдаа олох, залруулах зэрэг алхмуудыг хийж болно. Энэ нь таны баримтыг гар аргаар бэлтгэхээс арай бага, хугацаа шаардах болно.