Баримт бичгийг үүсгэхийн тулд имэйл нийлүүлэх нэг дутагдал нь та баримт бүрийг тус тусдаа үүсгэсэн тохиолдолд илүү их алдаа гаргах эрсдэл өндөртэй байдаг. Хэрэв та захидал нийлүүлэх талаар сайн мэдэхгүй байгаа бол таны хэвлэсэн бүх баримт бичгийг эвдэх аюултай алдаа гаргах эрсдэл өндөр байна.
Энэ бол имэйлийн компанийг нэгтгэх туршлага нь баримт бичгээ баталгаажуулах шаардлагагүй гэж хэлж болохгүй. Дараах зүйлс нь хамгийн сүүлчийн 5 захидал нийлүүлэх алдаанууд бөгөөд тэдгээрийг эцэслэн дуусгахаас өмнө тэдгээрийг шалгаж, тэдгээрийг хэвлэхээр илгээх ёстой.
1. Ойлголт
Захидал амжилттай нийлүүлэхэд шаардлагатай бүх мэдээллээ оруулсан эсэхийг шалгах давхар шалгах нь чухал юм. Баримт бичгийг үүсгэж байгаа үед талбарыг хайхад хялбар байдаг. Хаягууд болон илүү чухал ач холбогдолтой ZIP кодуудыг онцгой анхаар. Түүнчлэн хэд хэдэн талбарт оруулсан мэндчилгээний мөрүүд эсвэл бусад хэсгүүдийг дарааллаар нь бөглөсөн байх ёстой.
2. Нарийвчлал
Хэдийгээр энэ нь нийтлэг мэдрэмжтэй мэт санагдаж болох боловч үнэн зөв эсэхийг шалгадаггүй тул тэд хэдэн ч удаа захидал нийлүүлэгдэж байгаад гайхах болно. Захидал нийлүүлэлтийнхээ үнэн зөв байдлыг хангахын тулд зөв газруудыг зөв байршуулсан эсэхийг баталгаажуулах хэрэгтэй. Хэрэв танд ийм нэртэй талбар байгаа бол буруу зүйлийг оруулахад хэтэрхий амархан байна. Хэрэв та энэ алдааг байнга хийж байгаа гэж үзвэл ирээдүйн төөрөгдлөөс зайлсхийхийн тулд таны талбайд өгсөн нэрийг дахин үнэлэх нь зүйтэй юм.
3. Жолоодлого
Захидал нийлүүлэхэд зай гаргахад хамгийн чухал зүйл нь зай биш байж болох ч зай нь ихээхэн чухал хүчин зүйл болдог. Заримдаа баримт бичигт хэдэн зай орсныг хэлэхэд хэцүү байдаг. Мэйл нийлүүлэх талбаруудыг ашиглах нь ялангуяа хамтад нь ойртох үед хэлэхэд илүү хэцүү болдог. Та ч гэсэн орон зайг орхисон гэж бодож болно. Хэрэв та бүх талбарууд хоорондоо зайтай байгаа эсэхийг шалган баримтыг шалгаж үзэх нь чухал бөгөөд эцсийн бүтээгдэхүүн нь хэд хэдэн том үгээр илэрхийлэхгүй үг хэлнэ.
4. Тэмдэглэгээ
Үүнтэй адилаар, мэйл нийлүүлэхтэй ажиллах үед цэг таслахын ач холбогдол, ач холбогдлыг олон хүн ажигладаг. Орон зайны улмаас мэйл нийлүүлэх талбаруудтай ажиллах үед цэг таслахад хялбар байдаг. Танд олон тооны мэйл нийлүүлэх талбарууд байгаа үед таск цэг таслах, бүрмөсөн орхих эсвэл давхар цэг таслалыг нэмж бичихийг та анзаарах болно.
5. Форматлах
Таны текстийг форматлах нь Google хайлтыг "ажиллахгүй мэйлээр нэгтгэх" руу хүргэдэг гол алдааны нэг юм. Мэйлийг нийлүүлэх талбаруудад ашигласан формат нь зөв эсэхийг шалгах нь чухал юм. Та захидлын шинэчлэгч байгаа эсэх, эсвэл захидал нийлүүлэлтийн зуу зуунаар дууссан ч гэсэн Mail Merge-г дуусгахын өмнө тэдгээрийг засах, тодруулах, тод форматлах мэйл нийлүүлэх талбаруудыг шалгаж, тэдгээрийг засах нь чухал юм.
Дуусгах
Энэ нь шуудангаар нийлүүлэх процессд нэвтрүүлэх алдааны дэлгэрэнгүй жагсаалт биш, харин эхлүүлэх сайн газар юм. Мөн ямар ч баримт бичигт тохиолдож болох алдаа, алдаа гэх мэтийн бусад алдаануудын нотолгоо байх ёстой гэсэн үг биш юм. Хэн ч төгс биш; зарим хүмүүс өөрсдийгөө жүжиглэхэд илүү дээр байдаг!
Засвар хийсэн нь: Мартин Хендрикс