Microsoft-ын Mail Merge feature нь олон тооны хүлээн авагчид бага хэмжээний өөрчлөлтүүдийг агуулсан ижил документыг илгээх боломж олгодог. "Нийлүүлэх" гэсэн нэр томъёо нь нэг баримт бичиг (жишээлбэл, жишээлбэл) нэг хүснэгт гэх мэт өгөгдлийн эх сурвалжтай нэгтгэсэн баримтаас ирдэг.
Word-ийн мэйл нийлүүлэх боломж Excel-ийн өгөгдөлд сайн ажилладаг. Word ч мөн өөрийн өгөгдлийн эх үүсвэр үүсгэхийг зөвшөөрдөг боловч энэ өгөгдлийг ашиглах сонголтууд хязгаарлагдмал байдаг. Цаашилбал, хэрэв та хүснэгтэд байгаа өгөгдлөө аль хэдийн авсан бол энэ бүх мэдээлэлийг Word-ийн өгөгдлийн эх сурвалж руу буцааж оруулах нь илүү утгагүй болно.
Захидал нийлүүлэхийн тулд өөрийн өгөгдлийг бэлтгэх
Онолын хувьд, та Excel-ийн ямар ч тусгай бэлтгэлгүйгээр Үг мэйл нийлүүлэх функц дээр Excel worksheet ашиглаж болно. Гэхдээ, захидал нийлүүлэх процессыг оновчтой болгохын тулд таны ажлын хуудас бэлдэхийн тулд хэсэг хугацаа зарцуулахыг зөвлөж байна.
Захидал нийлүүлэх процесс илүү үр дүнтэй болоход тусалдаг цөөхөн удирдамж энд байна.
Өөрийн Хүснэгтийг зохион байгуулах
Тодруулбал, таны өгөгдлийг мөр, багананд нарийн зохион байгуулах хэрэгтэй. Мөр бүрийг нэг бичлэг, багана болгон өөрийн документэд оруулах гэж байгаа талбар гэж үз. (Хэрэв та дахин давтах шаардлагатай бол Excel-ийн өгөгдөл оруулах хичээлийг үзээрэй.)
Толгой мөрийг үүсгэх
Захидал нийлүүлэхэд ашиглах хүснэгтэд толгой эгнээ үүсгээрэй. Толгойн мөр нь доорхи нүдэнд байгаа өгөгдлийг тодорхойлох шошгыг агуулсан мөр юм. Excel нь заримдаа өгөгдөл болон шошгоны хоорондын ялгааг тодруулж болох тул тод текст, нүдний хил хязгаар, нүднүүдийн сүүдрийг ашиглан толгойн мөрнөөс ялгаатай. Excel нь таны өгөгдлүүдээс ялгагдах болно гэдгийг баталгаажуулах болно.
Дараа нь та үндсэн баримттай өгөгдлийг нэгтгэх үед шошгууд нь нийлүүлэх талбарын нэрээр гарч ирдэг тул таны документэд оруулах өгөгдөлд ямар ч эргэлзээ байхгүй болно. Үүнээс гадна, хэрэглэгчийн алдааг урьдчилан сэргийлэхийн тулд багануудыг шошголох нь сайн практик юм.
Бүх өгөгдлийг нэг хуудас дээр байрлуул
Захидал нийлүүлэхэд ашиглагдах дата нь нэг хуудсанд байх ёстой. Хэрвээ олон хуудсан дээр тархсан бол хуудсыг нэгтгэх эсвэл олон мэйл нийлүүлэлт хийх хэрэгтэй болно. Түүнчлэн, хуудсууд нь тодорхойгүй нэр өгч байгаа эсэхийг шалгаарай. Учир нь та үүнийг харахгүйгээр ашиглах хуудас сонгох боломжтой болно.
Захидал нийлүүлэх үед өгөгдлийн эх сурвалжтай холбох
Захиа нийлүүлэх үйл явцын дараагийн алхам бол таны бэлтгэсэн Excel хүснэгтийг Word баримттайгаа холбох явдал юм.
- Mail Merge toolbar дээр Open Data Source товчийг дарна уу.
- Сонгох өгөгдлийн эх сурвалжийн харилцах цонхон дээр Excel хуудасны ажлын номыг олох хүртэл фолдерууд руу залуурч байгаарай. Хэрэв та Excel файлаа олох боломжгүй байгаа бол "Бүх төрлийн мэдээллийн эх сурвалж" -ыг "Зөвшөөрлийн файлын" гэсэн шошго дээр дарна уу.
- Эх сурвалжийнхаа Excel-ийн эх файлыг давхар товшино уу, эсвэл үүнийг сонгоод Нээлттэй товч дээр дарна уу.
- Сонгох Хүснэгтийн харилцах цонхон дээр, таны документыг нийлүүлэхийг хүссэн дата агуулсан Excel хуудас сонгоно уу.
- "Өгөгдлийн эхний мөрөнд баганы толгойнуудыг агуулж байгаа эсэхийг шалгана уу".
- OK дарна уу.
Одоо өгөгдлийн эх сурвалж гол баримт бичигтэй холбоотой байсан тул та текст оруулах болон Word документаа засах боломжтой. Гэхдээ та Excel-д өөрийн өгөгдлийн эх үүсвэрт өөрчлөлт оруулах боломжгүй; Хэрэв та өгөгдлүүдэд өөрчлөлт оруулах шаардлагатай бол Excel-д өгөгдлийн эхийг нээхээсээ өмнө Үндсэн баримт бичгийг хаах хэрэгтэй.
Баримт бичгүүдэд нийлүүлэх талбарыг оруулах нь дараах алхамуудыг дагана.
- Мэйл нийлүүлэх хэрэгслийн буулгалт дээр Enter Merge Field товчин дээр дарна уу. Insert Merge Field харилцах цонх гарч ирнэ.
- Жагсаалтаас оруулахыг хүсч буй талбарын нэрийг дараад Insert дээр дарна уу.
- Хайрцаг нээлттэй хэвээр үлдэж, илүү олон талбар оруулах боломжтой болно. Хэрэв та нэгээс олон талбарыг дараалан оруулах бол Word нь таны докумен дэх талбаруудын хооронд зай автоматаар нэмэгдэхгүй; харилцах цонхыг хаасны дараа та үүнийг хийх хэрэгтэй. Таны документын дотор хоёр сумаар хүрээлэгдсэн талбарын нэрийг харах болно.
- Та дуусмагцаа Close товчийг дарна уу.
Хаяг блок ба мэндчилгээг оруулах нь болгоомжтой ашигла
Майкрософт компани саяхан имэйл нийлүүлэлтийн функцыг нэмсэн бөгөөд энэ нь танд хаягийн блок, мэндчилгээний мөрийг оруулах боломжийг олгосон. Таблет дээрх тухайн товчлуурыг дарснаар Word нь танд нэг дор хэд хэдэн талбарыг оруулах боломжийг олгоно.
Оруулах хаягийн блок товч нь зүүн талынх юм. Оруулах мэндчилгээ мөр нь баруун талд байна.
Цаашилбал, та аль нэг товчлуур дээр товшсон үед Үг нь ямар талбарт оруулахыг хүссэн зарим сонголтууд, тэдгээрийг хэрхэн зохицуулахыг хүсэх, ямар цэг оруулах, бусад зүйлсийг үзүүлэх харилцах цонхыг харуулна. Хэдийгээр энэ нь шууд хялбар сонсогдох бөгөөд хэрэв та Word-д үүсгэсэн өгөгдлийн эх сурвалжийг ашиглаж байгаа бол Excel-ийн ажлын хуудсыг ашиглаж байгаа бол энэ нь ойлгомжгүй болж магадгүй юм.
Энэ нийтлэл дэх 1-р хуудасны мөрөнд толгой мөр нэмэх зөвлөмжийн талаар санаарай. Хэрэв та талбарыг ижил өгөгдөлд ашигладаг талбарын нэрээс өөр ямар нэг зүйл нэрлэсэн бол Word талбар буруутай таарч байж магадгүй.
Хэрэв та оруулах хаягийн блок ашигладаг эсвэл мэндчилгээний мөрийн товчлуурыг ашигладаг бол өгөгдөл нь шошгоны тохирохгүй тул л өгөгдлөөс өөр дарааллаар гарч ирж болно. Аз болоход, Microsoft энэ таамаглалыг урьдчилан таамаглаж, Match Fields feature-д бүтээгдсэн.
Зохих газрын талбаруудыг зөв талбарын газрын зургийн шошгон дээр ашиглах
Талбаруудыг тааруулахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу:
- Таблет дээрх Тэмцээний талбар товч дээр дарна уу.
- Match Match Fields харилцах цонхонд зүүн талд Word -ийн талбарын нэрсийн жагсаалтыг харах болно. Хайрцагны баруун талд, та доош дусаах хайрцагны багана харна. Унтраах хайрцаг дахь нэр нь тухайн талбар бүр нь Word буюу Хаяг блокийн блок дахь тухайн талбарт ашиглагдаж байгаа талбар юм. Өөрчлөлт хийхийн тулд хаягийн талбараас талбарын нэрийг сонгоно уу.
- Та өөрчлөлт хийсний дараа, OK дарна уу.
Та мөн Match Insert Block буюу Мэндчилгээ мөрийн харилцах цонхны доод хэсэгт байгаа Match Matches товчийг дарж Match Fields харилцах цонхыг гаргаж ирэх бөгөөд тэдгээрийг холбогдох хэрэгслийн буултын товчлуур дээр дарахад гарч ирнэ.
Захидал нийлүүлэх баримтуудыг үзэх
Бид нэгтгэж, хэвлэн нийтэлж байгаа баримт бичгүүдийг хэвлэхээс өмнө форматлах тухай тэмдэглэлийг оруулна. Нийлүүлэх талбарыг баримт бичигт оруулах үед Word нь өгөгдлийн эх сурвалжийн өгөгдлийг хэлбэршүүлэхгүй.
Эх сурвалж Spreadsheet-аас тусгай форматыг ашиглах
Хэрэв та үсгээр зурах, зоримог зурах, зурах гэх мэт тусгай форматыг ашиглахыг хүсвэл Word дээр үүнийг хийх ёстой. Хэрэв та документийг талбараар үзсэн бол форматыг ашиглахыг хүссэн талбарын хоёр тал дээр давхар сумыг сонгох ёстой. Хэрэв та документэд нэгтгэсэн датаг үзэж байгаа бол өөрчлөхийг хүссэн текстээ онцол.
Өөрчлөлт нь зөвхөн нэгтгэсэн төдийгүй бүх нэгтгэсэн баримт бичигт бүх өөрчлөлтийг хийх болно гэдгийг санаарай.
Нэгтгэсэн баримт бичгүүдийг урьдчилан харах
Медж хийгдсэн документуудыг урьдчилан харахын тулд, Mail Merge toolbar дээр View Нэгдэх Нэгтгэсэн Мэдээллийн товчлуурыг дарна уу. Энэ товч нь солиулах шилжүүлэгчтэй адил ажилладаг тул хэрэв та зөвхөн өгөгдлүүдээ агуулаагүй талбарыг харж үзэхийг хүсвэл дахиж дарна уу.
Та Mail Merge toolbar дээрх navigational товчлууруудыг ашиглан нийлүүлсэн баримтуудыг олох боломжтой. Эдгээр нь зүүнээс баруун тийш: Эхний Бичлэг , Өмнөх Бичлэг , Бичлэгт Гарах , Дараагийн Бичлэг , Сүүлчийн Бичлэг .
Баримт бичгийг нийлүүлэхийн өмнө та бүгдийг нь урьдчилж харах хэрэгтэй, эсвэл бүгдийг нэгтгэсэн гэдгийг баталгаажуулахын тулд аль болох олон байна. Нийлмэл өгөгдлийг тойрсон цэг таслал, зай зэрэг зүйлсэд онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй.
Өөрийн Захидал нийлүүлэх баримтыг эцэслэх
Та баримтуудыг нийлүүлэхэд бэлэн байгаа бол танд хоёр сонголт байна.
Хэвлэгч рүү нэгдэх
Эхнийх нь тэдгээрийг хэвлэгч уруу нийлүүлэх явдал юм. Хэрэв та энэ сонголтыг сонгосон бол баримтуудыг хэвлэгч рүү ямар ч өөрчлөлтгүйгээр илгээх болно. Та Merge to Printer toolbar дээр дарж хэвлэгч рүү нийлүүлэх боломжтой.
Шинэ баримт бичигт нэгдэх
Хэрэв та зарим эсвэл бүх баримтыг өөриймсүүлэх хэрэгтэй (гэхдээ та тусгайлан тэмдэглэл хийх мэдээллийн эх сурвалжид тэмдэглэл оруулах талбар нэмэх нь ухаалаг байдаг) эсвэл хэвлэхээс өмнө өөр ямар нэгэн өөрчлөлт хийвэл түүнийг шинэ баримт бичигт нэгтгэж болно; Хэрэв та шинэ баримт бичигт нэгтгэх юм бол, үндсэн баримт бичиг нийлүүлэх мэйлийг нэгтгэх нь бүрэн бүтэн хэвээр байх болно, гэхдээ та нийлүүлсэн документуудыг агуулсан хоёр дахь файлтай болно.
Үүнийг хийхийн тулд Merge to New Document toolbar товчийг дарна уу.
Аль ч аргыг сонгосон аргыг та Word, бүх бичлэг, одоогийн бичлэг, олон төрлийн бүртгэлийг нийлүүлэх боломжтой гэдгийг хэлэх харилцах цонхтой танилцах болно.
Очих сонголтоо дарж өөрийн хүссэн сонголтоороо дараад, дараа нь товшино уу.
Хэрвээ та нэгтгэхийг хүсч байвал, та OK товшихаас өмнө нийлүүлэхдээ оруулахыг хүссэн бичлэгийн эхний дугаар болон эцсийн дугаарыг оруулах хэрэгтэй болно.
Хэрэв та баримт бичгийг хэвлэхээр сонгосон бол харилцах цонх гарч ирэн Print харилцах цонхыг үзүүлнэ. Та бусад баримт бичигтэй адилхан харилцаж болно.