Ихэнх компаниуд Microsoft Word болон Excel-д юу хийж болох талаар мэддэг боловч Microsoft Access хийж чадах зүйлийг ойлгох нь хэцүү. Өгөгдлийн санг үүсгэх, түүнийг хадгалахыг хичээх нь нөөцийг ашиглах шаардлагагүй мэт санагддаг. Гэсэн хэдий ч, жижиг бизнес эрхлэгчид энэ хөтөлбөр нь өсөлт, зохион байгуулалтыг удирдахад хэд хэдэн давуу талтай байдаг.
Microsoft Access нь жижиг компаниуд Excel болон Word-ээс илүү өгөгдөл, төслүүдийг хянах боломжийг олгодог. Хандалт нь илүү өргөн хэрэглэгддэг Microsoft аппликейшнаас суралцах илүү их цаг хугацаа шаардаж магадгүй ч дагаж мөрдөх төсөл, төсөв, өсөлтөд хамгийн их өртөгтэй байдаг. Харьцуулалт, дүн шинжилгээнд зориулж жижиг бизнес эрхлэхэд шаардагдах бүх өгөгдлүүд нь нэг хөтөлбөрөөр хийгддэг бөгөөд бусад хөтөлбөрүүдээс илүү тайлагнах, тайлагнах боломжийг олгодог. Microsoft нь суралцах үйл явцыг хялбаршуулахын тулд хэд хэдэн загварыг санал болгодог бөгөөд хэрэглэгчид маягтыг өөрчлөх боломжтой. Microsoft Access- ийн үндсэн зарчмыг ойлгох нь жижиг бизнес эрхлэгчид өдөр тутмынхаа үйл ажиллагаанд бүрэн дүүрэн үнэлэлт дүгнэлт өгөхөд туслах болно.
Хэрэв та аль хэдийн хүснэгт хэрэглэж байгаа бол Excel програмыг Хандалтын өгөгдлийн санд хөрвүүлэхэд хялбар болно.
Хэрэглэгчийн мэдээлэл хадгалах
Өгөгдлийн сан нь бизнес эрхлэгчид хэрэглэгчид, харилцагч бүрийн хаяг, захиалгын мэдээлэл, нэхэмжлэх, төлбөр зэрэг шаардлагатай бүх мэдээллийг хянах боломжийг олгодог. Бүх өгөгдөлд хандах боломжтой бүх сүлжээнд мэдээллийн санг хадгалж байхын зэрэгцээ хэрэглэгчид мэдээлэл байнга хадгалагдаж байдаг. Үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл нь жижиг бизнес бүрт чухал тул өгөгдлийн сан аюулгүй байдлыг хангаж чадна. Мэдээллийн сан руу маягт нэмэх нь бүх ажилчдаас өгөгдлийг байнга оруулдаг жижиг бизнесүүдэд тусалдаг.
Хэрэглэгчид програмын талаар мэддэг болсон тул клиент хаяг руу зураглал хийх гэх мэт илүү нарийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нэмж болно. Энэ нь ажилчдыг шинэ харилцагчдын хаягийг тулган, хүргэх замыг төлөвлөх боломжийг олгодог. Мөн бизнес эрхлэгчид нэхэмжлэх үүсгэх, имэйл эсвэл тогтмол мэйл илгээх, төлбөрийн нэхэмжлэл хэзээ, хэрхэн төлөх боломжтой зэргийг хянах боломжийг олгодог. Хандах үйлчлүүлэгчийн өгөгдлийг шинэчилж, хадгалах нь хүснэгттэй эсвэл Word документаас илүү найдвартай бөгөөд мэдээллийг зохицуулж байгаа юм.
Санхүүгийн мэдээллийг хянах
Олонхи бизнес санхүүжилтийг хянахын тулд програм хангамжийг худалдан авдаг боловч жижиг бизнес зөвхөн шаардлагагүй төдийгүй нэмэлт ажил хийх хандлагатай байдаг. Нэхэмжлэхийг үүсгэх, хянах боломжтой байхын зэрэгцээ бүх бизнесийн зардал, гүйлгээг нэг хөтөлбөрөөр дамжуулан бүртгэж болно. Microsoft Office Suite-ийн бүрэн бүтэн байдал, Outlook болон Access зэрэг компаниудын хувьд Outlook дэх төлбөрийн сануулагч нь мэдээллийн санд холбогдож болно. Сануулагч нь гарч ирэх үед хэрэглэгчид шаардлагатай төлбөрийг хийж, Хандалт дахь өгөгдлийг оруулаад дараа нь сануулагчийг хааж болно.
Бизнесээ өргөжүүлэхийн хэрээр илүү боловсронгуй програм хангамжийг худалдан авах шаардлагатай байж болох бөгөөд тэдгээрийн санхүүгийн бүх өгөгдөл нь Хандалтанд хадгалагдаж байвал тэдгээр бизнесүүд давуу талтай байдаг. Бусад олон програмууд нь Хандалтаас экспортлогдсон өгөгдөлд нийцэх боломжтой тул цаг хугацаа ирэхэд мэдээллийг шилжүүлэхэд хялбар болно.
Маркетинг ба борлуулалтыг удирдах
Хандалтыг ашиглах хамгийн бага хэрэглэгддэг, хүчирхэг аргуудын нэг нь маркетинг, борлуулалтын мэдээллийг хянах явдал юм. Өгөгдлийн санд хадгалагдаж байгаа одоо байгаа үйлчлүүлэгчийн мэдээллийг ашиглан имэйл, хуудсууд, тасалбар, шуудангийн илгээмжийг борлуулалт, тусгай саналыг сонирхож болох хүмүүсийг илгээхэд хялбар байдаг. Жижиг бизнесүүд маркетингийн кампанит ажил хийсний дараа одоогийн үйлчлүүлэгчдийн хэдэн нь хариу үйлдэл үзүүлж болохыг ажиглаж болно.
Шинэ хэрэглэгчийн хувьд бүх кампанит ажлыг нэг байршлаас үүсгэж, хянаж болно. Ингэснээр ажилчид юу хийж дууссан, юу хийхээр төлөвлөж байгаа, эсвэл шаардлагатай зүйлсийг харахад хялбар байх болно.
Үйлдвэрлэл, бүртгэлийг дагаж мөрдөх
Үйлчлүүлэгчийн ажиглалтын адилаар бараа материалын нөөц, нөөцийн болон хувьцааны талаарх мэдээллийг аль ч бизнес эрхлэхэд чухал ач холбогдолтой. Нэвтрэх нь ачаа тээшийг агуулах руу өгөгдөл оруулахад хялбар бөгөөд тодорхой бүтээгдэхүүнийг захиалах цаг болсныг мэдэх болно. Энэ нь бүтээгдэхүүнийг бүрэн гүйцэд хийхэд шаардагдах нөөцийг үйлдвэрлэгчдэд онцгой ач холбогдолтой, жишээлбэл нисэх онгоцны эд анги, эсвэл идэвхтэй эмийн найрлага.
Үйлчилгээний салбар бүр тооллого хөтлөх ёстой бөгөөд эдгээр бүх мэдээллийг нэг дор хаана аль ажилтан компьютер дээр хаана байрлуулж, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийг шинэчлэх шаардлагатайг олж тогтооход хялбар болгодог. Хайлтын төхөөрөмж, хөдөлгөөнт төхөөрөмж, серийн дугаар, бүртгэлийн мэдээлэл, хэрэглэгчийн бүртгэл, эсвэл тоног төхөөрөмжийн ашиглалтын хугацаа зэргээс үл хамааран жижиг бизнесүүд өөрсдийн тоног төхөөрөмжийг илүү хялбар хянах боломжтой байна.
Тоног төхөөрөмжөөс гадна бизнес эрхлэгчид програмыг хянах боломжтой байх ёстой. Бүртгүүлэхээс эхлээд програм хангамжийг хувилбар болон хэрэглэгчдэд өгч болохуйц компьютерийн тоо нь бизнес эрхлэгчид өөрсдийн одоогийн тохиргоогоо хурдан, үнэн зөв татах боломжтой байх нь амин чухал юм. Windows XP-ийн дэмжлэгтэйгээр сүүлийн жилүүдэд програм хангамж, үйлдлийн системүүд нь бизнесийн компьютер, төхөөрөмжүүд дээр яагаад чухал болохыг яагаад чухал болохыг яагаад чухал болохыг яагаад чухал болохыг сануулж байна.
Гүйцэтгэлийн тайлан ба шинжилгээ
Хандалтын хамгийн хүчирхэг хэсэг бол бүх өгөгдлүүдээс тайлан, график үүсгэх хэрэглэгчийн чадвар юм. Өөр өөр өгөгдлийн сангууд дээр хадгалагдсан бүх зүйлийг эмхэтгэх чадвартай байх нь Microsoft Access нь жижиг бизнесүүдэд зориулсан хүч чадлыг бий болгодог. Хэрэглэгч одоогийн үнэтэй харьцуулж нөөцийг зардлаар харьцуулж, маркетингийн кампанит ажилд хичнээн хувьцаа байгаа эсэхийг харуулсан диаграммыг бий болгох эсвэл ямар үйлчлүүлэгч нар төлбөрийн араас алийг нь олох талаар дүн шинжилгээ хийдэг тайлан гаргах боломжтой. Асуултуудын талаар бага зэрэг илүү мэдлэгтэй бол жижиг бизнес нь өгөгдлийг хэрхэн харахыг хянах боломжтой.
Хамгийн чухал нь, Microsoft Access Microsoft-ын бусад бүтээгдэхүүнтэй холбоотой байж болох юм. Жижиг бизнесүүд тайланг хянан үзэж, үйлчлүүлэгчийн өгөгдлийг хайж, Үгэн дээр нэхэмжлэх үүсгэж чадна. Захидал нийлүүлэх нь шуудангийн захиа үүсгэх боломжтой байхад хэрэглэгчид нэгэн зэрэг Outlook дээр имэйлийг үүсгэдэг. Өгөгдлүүдийг нарийвчлан үзэхийн тулд Excel-д зориулж Excel-д экспорт хийж, PowerPoint-д толилуулахаар илгээж болно. Майкрософт бусад бүх бүтээгдэхүүнтэй хамт интеграцчилах нь Access-ийг бүх бизнесийн мэдээллийг төвлөрүүлэх хамгийн сайн шалтгаан байж магадгүй юм.