Excel-ийн мэдээллийн сантай харилцах, цуглуулгууд болон бусад өгөгдлийг хянах
Заримдаа бид мэдээлэл хайх, энэ нь Excel-ийн өгөгдлийн сангийн файлд сайн байр суурьтай байх хэрэгтэй. Энэ нь утасны дугааруудын хувийн жагсаалт, байгууллага эсвэл багийн гишүүдийн холбоо барих жагсаалт, зоос, карт, номнуудыг цуглуулах жагсаалт юм уу, Excel мэдээллийн баазын файл нь тодорхой мэдээллийг олж авах, хадгалах, олж авахад хялбар болгодог.
Microsoft Excel нь танд мэдээллээ хадгалах, хүссэн үедээ тодорхой мэдээлэл олж авахад туслах хэрэгслүүдийг бий болгосон. Түүнчлэн хэдэн зуун багана , мянга мянган эгнээ бүхий Excel хүснэгтэд асар их тооны өгөгдлийг агуулж чаддаг.
Мэдээллийг оруулах
Excel-ийн өгөгдлийн санд өгөгдөл хадгалах үндсэн хэлбэр нь хүснэгт юм.
Хүснэгтийг үүсгэсний дараа Excel-ийн мэдээллийн хэрэгслийг ашиглан мэдээллийн санг хайх, эрэмбэлэх, бичлэг хийх боломжтой болно.
Энэ зааварчилгааг даган мөрдөхийн тулд дээрх зураг дээр харуулсан өгөгдлийг оруул.
Сурагчийн ID-г хурдан оруулна уу:
- Анхны хоёр ID - ST348-245 ба ST348-246 эсүүдийг A5 ба A6 эсүүдийг оруулна.
- Тэднийг сонгохын тулд хоёр ID-г тодруулаарай.
- Дараад бариул дээр дараад доошоо А13 руу чирнэ.
- Оюутны ID-ийн үлдсэн хэсэг нь A6-A13 руу зөв оруулагдсан байх ёстой.
Өгөгдөл зөв оруулах
Өгөгдлийг оруулахдаа үүнийг зөв оруулсан эсэхийг баталгаажуулах нь чухал юм. Хүснэгтийн 2 хүснэгтээс гарчгийн гарчиг болон баганы гарчиг хоорондох бусад өгөгдлүүдийг оруулахдаа хоосон мөр үлдээхгүй. Мөн ямар ч хоосон зай үлдээхгүй байхыг анхаарна уу.
Өгөгдөл буруу оруулсанаас үүссэн өгөгдлийн алдаа нь өгөгдлийн менежменттэй холбоотой олон асуудлын эх үүсвэр болдог. Хэрэв өгөгдөл эхнээс нь зөв оруулсан бол програм таны хүссэн үр дүнг буцааж өгөх болно.
Мөр нь бичлэг юм
Мэдээллийн бааз тус бүр дэх мөр бүрийг бичлэг гэж нэрлэдэг. Баримтад оруулахдаа эдгээр удирдамжийг санаж яваарай:
- Хүснэгтэнд ямар ч хоосон мөр үлдээгээрэй. Үүнд баганын гарчиг болон өгөгдлийн эхний мөр хоёрын хоорондох хоосон мөрийг орхихгүй.
- Баримт бичлэг зөвхөн нэг тодорхой зүйлийн талаар өгөгдөл агуулж болно.
- Бүртгэл нь тухайн зүйлийн мэдээллийн сан дахь бүх өгөгдлийг агуулсан байх ёстой. Нэгээс олон эгнээнд нэг зүйлийн талаар мэдээлэл байж болохгүй.
Багана нь талбарууд юм
Excel-ийн өгөгдлийн мөрөнд бичлэг байхыг шаарддаг боловч баганууд нь талбар юм. Баган бүр нь агуулж буй өгөгдлийг тодорхойлох гарчиг хэрэгтэй. Эдгээр гарчигуудыг талбарын нэр гэж нэрлэдэг.
- Тайлбар тус бүрийн өгөгдлийг ижил дарааллаар оруулахыг баталгаажуулахын тулд талбарын нэрийг ашиглана.
- Багананд байгаа бүх өгөгдлийг ижил форматаар оруулсан эсэхийг шалгаарай. Хэрэв та цифрүүдийг (10 эсвэл 20 гэх мэт) тоогоор оруулж эхэлбэл үүнийгээ хадгал. Үргэлж давтаж, үсгээр тоо оруулаад (арван эсвэл хором г.м) эхэл. Тогтмол бай.
- Ширээн дээр хоосон багануудыг бүү орхи.
Хүснэгт үүсгэх
Мэдээллийг оруулсны дараа хүснэгтийг хувиргаж болно. Үүнийг хийхийн тулд:
- Ажлын хүснэгтэд A3-ээс E13 нүдийг гэрэлтүүлэх.
- Home tab дээр дарна уу.
- Унтраах цэсийг нээх тууз дээрх Формат хэлбэрээр сонгоно уу.
- Формат хэлбэрээр Хүснэгтийн харилцах цонхыг нээхийн тулд цэнхэр Хүснэгт Style Дунд 9 сонголтыг сонгоно уу.
- Уг асуултын хайрцгийг нээлттэй байлгаад, ажлын хуудас дээрх А3-ээс E13 хүртэл нүд нь шоргоолжоор хүрээлэгдсэн байна.
- Хэрвээ хөтөч шоргоолжнууд нь зохимжтой эсийн мужийг тойрон хүрээлсэн бол Форматын Хүснэгтийн харилцах цонхон дээр OK-г дар.
- Хэрвээ шоргоолжны шоргоолжууд нь зохимжтой эсийн мужийг тойрон хүрээлэхгүй байвал ажлын хүснэгтэн дэх зөв мужийг тодруулж, дараа нь Форматын Хүснэгтийн харилцах цонхон дээр товшино уу.
- Хүснэгт нь талбарын нэрэн дээр байрлах дусаах нум сумтай байх ёстой бөгөөд хүснэгтийн мөрүүд нь ээлжлэн гэрэл, хар хөх өнгөтэй байна.
Өгөгдлийн сангийн хэрэгслүүдийг ашиглах нь
Өгөгдлийн сан үүсгээд дараа нь өгөгдлийг эрэмбэлэх эсвэл шүүлтүүр болгохын тулд талбарын нэр тус бүрийн дэргэдэх доош сум доош байрлуулсан багажуудыг ашиглаж болно.
Өгөгдлийг ангилах
- Сүүлчийн нэр талбарын нэрний хажуугийн суманд дарж arrow дарна уу.
- Өгөгдлийн жагсаалтыг үсгээр үсгэн дарааллаар нь эрэмбэлэх A-ээс Z сонголтыг дарна уу.
- Ангилал өгсний дараа Грахам Ж. нь Вилсоны ширээн дээрхи эхний бичлэг байх ёстой . R нь сүүлчийнх байх ёстой.
Мэдээллийг шүүх
- Хөтөлбөрийн талбарын нэрний хажуу дахь дусаах товчийг дарна уу.
- Бүх сонгох хайрцгуудыг арилгахын тулд All All option-ийн хажуугийн сонголтыг дарна уу.
- Хайрцаг дээр checkmark нэмэхийн тулд Бизнесийн сонголтоос дарна.
- OK дарна уу.
- Зөвхөн хоёр оюутан - Г. Томпсон , Ф. Смит хоёр бизнесийн хөтөлбөрт цорын ганц хоёр нь хамрагдсан байх учиртай.
- Бүх бүртгэлийг харуулахын тулд, Хөтөлбөрийн талбарын нэрний хажуугийн дусаах товч дээр дарна уу.
- "Хөтөлбөр" гэсэн сонголтоос Clear Filter дээр дарна уу.
Мэдээллийн санг өргөжүүлэх
Өөрийн мэдээллийн санд нэмэлт бичлэг нэмж оруулахын тулд:
- Хүснэгтийн баруун доод буланд байгаа хулганыг заагчийн доод цэг дээр жижиг цэг дээр байрлуулна уу.
- Хулганы заагч нь хоёр толгойт сумаар солигдоно.
- Үүнийг хийх үед хулганын баруун товчийг даран баруун товчийг чирж , мэдээллийн баазын хоосон мөрийг нэмнэ.
- Дараах мэдээллийг шинэ мөрөнд нэмнэ үү:
Гар утас - Өгөгдөл
A14 - ST348-255
В14 - Кристофер
C14 - А.
D14 - 22
E14 - Шинжлэх ухаан
Өгөгдлийн сангийн маягтыг бөглөх
- Ажлын хүснэгтэд A1-ээс E1 нүднүүдийг тодруулаарай.
- Home tab дээр дарна уу.
- Туузны төвийг нийлүүлэхийн тулд Merge and Center сонголт дээр дарна уу.
- Филл Өнгө дээр (будаг шиг харагдах болно) дээр дарж дүүргэх өнгө дуслын жагсаалтыг нээх.
- A1 - E1-ээс хар хөх өнгийн дэвсгэрийн арын өнгийг өөрчлөхийн тулд жагсаалтаас цэнхэр, Аент 1- ийг сонгоно уу.
- Форматлах хэрэгслийн фонтын өнгөт фонт дээр дар (үсэг нь "A" том үсэг) дээр дарж үсгийн өнгөний жагсаалтыг нээнэ.
- Цагаан өнгийн А1 - E1 нүдэнд байгаа текстийн өнгөийг өөрчлөхийн тулд жагсаалтаас Цагаан сонгоно уу.
- Ажлын хүснэгтэд A2 - E2 нүдийг тодруулаарай.
- Туузан дээрх дүүргэгч өнгө дээр дарж дүүргэгч өнгө дарж жагсаалтыг нээнэ.
- A2 - E2 - ыг цэнхэр өнгийн болгож өөрчлөхийн тулд жагсаалтаас цэнхэр, Аент 1, илүү хөнгөн 80 - г сонгоно уу.
- Ажлын хүснэгтэд А4 - E14 нүдийг тодруулаарай.
- Туузан дээр төвийн сонголт дээр дарж текстийг A14-ээс E14 хүртэлх нүднүүдийг хооронд нь холбоно.
- Энэ үед, хэрэв та энэ зааврын бүх алхмуудыг зөв хийсэн бол таны хүснэгтийн энэ гарын авлага нь энэ гарын авлага дахь Алхам 1-д үзүүлсэн хүснэгттэй төстэй байх ёстой.
Өгөгдлийн сангийн үйл ажиллагаа
Синтакс : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
D функц нь дараах зүйлсийн нэг юм:
- Нөөц мөнгө
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- Дотоод засал
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Төрөл : Мэдээллийн сан
Мэдээллийн баазын функцууд нь Google Шийт нь өгөгдлийн сан шиг мэдээллийн баазыг хадгалахад ашиглагддаг. Өгөгдлийн сангийн функц бүр, Dfunction нь өгөгдлийн сангийн хүснэгтэд тооцогдох үүрний хүрээн дэх харгалзах функцийг тооцоолно. Өгөгдлийн сангийн функцууд нь гурван нэмэлт өгөгдлүүдийг авдаг:
- Database_arr нь мөрийн агуулгаар илэрхийлэгдсэн массив, агуулагдсан массив эсвэл массивын массив нь мөрийн өгөгдлийн сангийн бичлэг, мөр бүр нь өгөгдлийн талбар юм. Мөр 1 нь талбар бүрийн шошгонуудыг агуулдаг.
- Field_str | num нь аль баганад (талбар) дундаж утгуудыг агуулж байгааг заана. Үүнийг талбарын нэр (текстийн мөр) эсвэл баганын дугаараар илэрхийлж болно, энэ нь зүүн талын багана нь 1 гэж илэрхийлэгдэх болно.
- Criteria_arr гэдэг нь шалгуур (шалгуур) -ыг ашиглах талбарын нэрийг агуулсан талбарын илэрхийлэл бүхий массивын илэрхийлэлээр бүтээгдсэн массив, агуулагдсан массив эсвэл массив бөгөөд дараалсан мөрүүд нь болзолт шалгуурыг агуулна. .
Шалгуур дахь эхний мөр нь талбарын нэрийг тодорхойлдог. Шалгуур бүр дэх бусад эгнээнүүдийг харгалзан үзүүлсэн талбаруудад хязгаарлалт тавигдсан шүүлтүүр юм. Хязгаарлалтыг Query-by-Example гэсэн тэмдэглэгээ ашиглан тайлбарлаж болох бөгөөд харьцуулах операторын утгыг харьцуулах үнэтэй холбож өгч болно. Хязгаарлалтуудын жишээ бол: "Шоколад", "42", "> = 42", "<> 42". Хоосон нүд нь тухайн талбарт хязгаарлалтгүй гэсэн үг юм.
Шүүлтүүрийн бүх хязгаарлалт (шүүлтүүрийн мөр дэх хязгаарлалтууд) хангагдсан бол шүүлтүүр нь мэдээллийн баазын мөртэй таардаг. Мэдээллийн сангийн эгнээ (рекорд) нь хамгийн багаар бодоход нэг шүүлтүүртэй таарч байвал шалгуурыг хангана. Жишээ нь: температур = 65 ба температур <= 82) зэрэг олон хязгаарлалтыг зөвшөөрөхийн тулд талбарын нэр нь шалгуур хүрээний нэгээс олон удаа гарч ирж болно.
DGET нь нэгтгэсэн өгөгдлийн сангийн функц юм. DGET нь хоёр дахь аргументэд тодорхойлсон талбарын утгыг буцаана (зөвхөн VLOOKUP-тай адил) зөвхөн нэг бичлэг нь Шалгууруудтай таарч байгаа үед буцаана; Үгүй бол энэ нь алдаа эсвэл олон таарч байгаагүй алдааг буцаадаг