Хүмүүстэй файлуудыг хэрхэн аюулгүйгээр хуваалцах талаар
SharePoint Онлайн, Microsoft-ээр удирддаг үүлд суурилсан үйлчилгээ нь Office 365 төлөвлөгөөний нэг хэсэг юм уу эсвэл SharePoint Серверт нэмэлт байдлаар оруулж болно. Шинэ болон сайжруулсан SharePoint Онлайн үйлчилгээ нь интерактив харилцан яриаг онлайнаар сайжруулж, аяллын явцад баримтуудыг хуваалцахад илүү хялбар, илүү хялбар болгох явдал юм.
Хэрэв та аль хэдийн SharePoint Online хэрэглэгч бол сайжруулсан үйлчилгээг урьдчилан таамаглаж болно. SharePoint Онлайнаар гар утас, таблет дээр хэрэглээ, нийгмийн үзэл санааг агуулдаг. Office 365-д багтсан OneDrive for Business, OneDrive-ийн мэргэжлийн хувилбар нь таны компьютер эсвэл компаний сервер дээр хадгалагдсан файлуудтай синк хийх боломжийг олгодог үүлэн дотор баримт бичиг хадгалахад зориулагдсан.
Зөвшөөрөл ба хэрэглэгчдийг Бүлгэмүүдэд зохион байгуулах
SharePoint Онлайнаар хуваалцах баримтуудыг хүссэн хэрэглэгчийн хандалтын дагуу хийх боломжтой. SharePoint Online-ийн зөвшөөрлийн түвшинд дараах зүйлс орно:
- Зочин - хөтөч дээрээс баримтыг үзэх
- Гишүүд - баримт бичгийг засах эсвэл хувь нэмэр оруулах
- Эзэмшигчид - SharePoint Онлайн сайтын бүрэн хяналтыг зөвшөөрдөг
Хүмүүс баримт бичгийг татаж авахын тулд зөвшөөрлийг "уншиж" хандах ёстой.
Хэрэглэгчийн тодорхой бүлгийн эсвэл багийн хамтын ажиллагааг үүсгэхийн тулд шинэ бүлгийн нэрсийг үүсгэж болно. "Сайтын дизайнерууд", "Зохиолчид", "Хэрэглэгчид," гэдэг нь жишээ юм.
Байгууллагын гадна баримт бичгүүдийг хуваалцах
Гадаад хэрэглэгчид нь ихэвчлэн баримт бичгийг үе үе хуваалцах хүсэлтэй нийлүүлэгчид, зөвлөхүүд, хэрэглэгчид юм.
SharePoint Online эзэмшигчид бүрэн эрхтэй зөвшөөрөлтэй хүмүүс гадны хэрэглэгчтэй баримт бичгийг хуваалцаж болно. Гадны хэрэглэгчдийг баримт бичиг хуваалцах зөвшөөрлийг илүү сайн удирдахын тулд Visitor эсвэл Гишүүн хэрэглэгчийн бүлгүүдэд нэмж болно.
- Зочин холбоосыг хуваалц. Зочин холбоосыг SharePoint Online document library-аас баримтыг үзэхийн тулд имэйлээр хуваалцаж болно. Документийг өөр хэн нэгэнтэй хуваалцах эрсдэлийг багасгахын тулд та гадны хэрэглэгчид нэвтрэхийг шаардаж болно. Энэ алхам нь зочин доторх зочинд (эсвэл унших эрхгүй хэрэглэгчид унших эрхтэй) зөвшөөрлийн бүлгийг тохируулахыг шаарддаг. Нэргүй хэрэглэгчид нээгдсэн.
- Гишүүдтэй хуваалц. Хэрэв таны гадны хэрэглэгчид Office 365-д бүртгүүлсэн эсвэл таны сайтын гишүүдтэй бол та хуваалцсан баримт бичигт хандахаасаа өмнө нэвтрэхийг шаардаж болно. Энэ алхамыг Гишүүний зөвшөөрлийн бүлэгт нэмсэн гэж үзнэ. Майкрософт оффисгүйгээр гадны хэрэглэгчид хандалтын уншилт хийснийхээ дараа файлыг татаж авч болно.
- OneDrive for Business-аас олон нийтийн холбоосыг хуваалцах. OneDrive бол Office 365-д байрлах баримт хадгалах агуулах юм. OneDrive нь гадаад нийтийн хэрэглэгчтэй файл хуваалцахдаа SharePoint Online document library-аас тусдаа ашиглагддаг. OneDrive нь олон нийтийнханд зориулсан баримт бичгийн эцсийн хувилбар гэж үзэж болох юм. Тухайлбал, вэбсайт эсвэл блогоос холбоос хэлбэрээр байршуулах боломжтой. Таны SharePoint Онлайн документ номын сан нь эх сурвалж болж болох тул OneDrive-ийн хуулбарыг хоёр хэсэгт ялгахад туслах болно.
- Байгууллагын доторх баримт бичгүүдийг хуваалцах. Дотоод хэрэглэгчид таны байгууллага эсвэл бусад хэлтэс доторх хүмүүс юм. Ерөнхийдөө та бүлгэмд ажиллаж байгаа, хамтран ажиллаж байгаа эсэхээс хамааран баримт бичгүүдээ өөр өөр байдлаар хувааж эсвэл интранет дээрээ баримт бичгийг бусад хүмүүст зориулан бичиж, мэдлэг, баримт бичгийн хувилбараар харах боломжтой.
- Гишүүдтэй хуваалц. Share 365-тай Office 365-ийг ашиглах нь танд онлайнаар үүсгэх, засах, хуваалцахдаа ашиглаж болох хөтөч дээр суурилсан хөнгөн жинтэй үйлчилгээ болох Office Web Apps-д хандах боломжийг олгодог. Microsoft Office-тэй хэрэглэгчид SharePoint Online-д хадгалагдсан файлуудтай файлуудаа компьютерээсээ синхрончилж болно. Майкрософт оффисын хэрэглэгч нь оффлайн, ажиллах боломжтой компьютер, гар утасны төхөөрөмжтэй SharePoint Online-аас файл, фолдерыг синк хийх боломжтой.
- Хамаагүй гишүүдтэй хуваалц. Таны байгууллагын бүх хүмүүс Office 365-д бүртгэлтэй байдаггүй гэж үзвэл баримтуудыг зөвшөөрлийн бүлгийн дагуу хуваалцаж болно. Жишээлбэл, байгууллагынхаа гүйцэтгэх баг гэх мэт гишүүн бус хүмүүс зах зээлийн тагнуул, эсвэл үйлчлүүлэгчдийн туршлага дээр тулгуурласан маркетингийн баримт бичгийн номын санг үнэлэх шаардлагатай байж болно.
- OneDrive-аас хуваалцах. Та OneDrive-аас дотоод хэрэглэгчтэй файл хуваалцах боломжтой. Та OneDrive-г принтерийн хэсэг болгон SharePoint Онлайн документын санд шилжүүлэхийн өмнө ашиглаж болно.