Хүснэгт болон мэдээллийн сан хоорондын ялгааг арилгах
Компаниуд Microsoft Access ашиглахад эргэлзэж буй шалтгаануудын нэг нь хүснэгт болон мэдээллийн сан хоорондын зөрүүг ойлгох явдал биш юм. Энэ нь олон хїнийг хїлээн авах їйлчлїїлэгчийн мэдээлэл, худалдан авах захиалга, тєслийн хїснэгтийн тєслийн мэдээллийг тэдний хэрэгцээнд тохирсон гэдэгт итгэдэг. Төгсгөлийн үр дүн нь тохиргооны хяналтыг хадгалахад хэцүү, файлууд нь авлигад алдагдсан, ажилтан нь холбогдох мэдээллийг дарж бичдэг. Өгөгдлийн мэдээллийн хүч чадал, хэрэглээний талаархи бага мэдлэгтэй бол жижиг бизнесүүд ажилд ороход хангалттай, мэдээллийн санг үүсгэх үед хялбар байдаг.
Мэдээллийн сан гэж юу болох талаар ерөнхий ойлголттой болох нь чухал юм. Ихэнх хүмүүс нийтийн номын сангийн адил урьд өмнө өгөгдлийн сангийн мэдээллийг олж авдаг байсан боловч тэдгээрийг хэрэглэх нь хүснэгт, өгөгдлийн сан яаж өөр өөр байдгийг тодорхой заагаагүй байна. Өгөгдлийн сангийн талаар хэдэн минут зарцуулах нь харьцуулалтыг илүү тодорхой болгоход тусална.
Мэдээллийн зохион байгуулалт
Хүснэгт болон мэдээллийн сан хоорондын хамгийн тод ялгаа нь өгөгдлийг зохион байгуулах арга юм. Хэрэв өгөгдөл харьцангуй тэгш бол spreadsheet төгс байна. Хавтгай хүснэгт хамгийн сайн эсэхийг тодорхойлох арга, бүх өгөгдлийн цэгүүдийг хүснэгт эсвэл хүснэгтэн дээр хялбархан байрлуулах эсэхийг асуугаарай. Жишээлбэл, хэрэв компани жилийн туршид сарын орлогыг хянахыг хүсч байгаа бол хүснэгт нь төгс байна. Хүснэгтийн тоо нь ижил төрлийн өгөгдлүүдийг олон тооны гол цэгүүдийн явцыг зураглах зорилготой.
Харьцуулбал өгөгдлийн сан нь харьцангуй өгөгдлийн бүтэцтэй байдаг. Хэрэв хэрэглэгч нь өгөгдлийг татах юм бол анхаарах олон тооны асуудал байх болно. Жишээлбэл, хэрэв компани сүүлийн саруудын орлогыг дагаж, сүүлийн таван жилийн хугацаанд өрсөлдөгчдөдөө харьцуулахыг хүсвэл эдгээр өгөгдлийн цэгүүд хоорондоо харилцан хамаарал байгаа боловч ганцхан анхаарлаа хандуулахгүй. Үр дүнг тайлагнах нэг хүснэгтийг хийх нь боломжгүй, гэхдээ боломжгүй юм. Мэдээллийн баазууд нь хэрэглэгчдэд тайлан бэлтгэж, асуулга явуулахад хялбар болгодог.
Мэдээллийн нарийн төвөгтэй байдал
Өгөгдлийг хүснэгт доторхи эсвэл мэдээллийн баазад хадгалах эсэх нь харьцуулах хамгийн хялбар арга бол өгөгдөл хэр зэрэг төвөгтэй байгааг харах явдал юм. Энэ нь хэрэглэгч тодорхойгүй тохиолдолд өгөгдөл хэрхэн зохион байгуулагдахыг тодруулахад тусалдаг.
Хүснэгт мэдээлэл нь энгийн. Энэ нь нэг хүснэгт эсвэл графикт хялбархан нэмж оруулж, мэдээллийг оруулахгүй байхын тулд танилцуулгад нэмнэ. Энэ нь зөвхөн цөөн хэдэн тоон тоон утгуудыг даган мөрдөхөд хялбар байдаг. Хэдхэн эгнээ, багана шаардлагатай бол өгөгдлийг хүснэгтэнд хамгийн сайн хадгална.
Өгөгдлийн сангууд нь өгөгдлийн санд байгаа бусад өгөгдөлтэй ямар нэгэн хамааралтай байдаг олон төрлийн өгөгдөлд байрладаг. Жишээлбэл, компаниуд өөрсдийн захиалагчид, нэр, хаягаас захиалж, борлуулалт хийхэд ихээхэн хэмжээний мэдээлэл өгдөг. Хэрвээ хэрэглэгч мянга мянган мөрийг хүснэгтэд оруулахыг оролдвол, магадгүй өгөгдлийн сан руу шилжих нь зүйтэй юм.
Өгөгдөл давтах
Мэдээлэл шинэчлэгдэх шаардлагатай учраас мэдээллийн бааз шаардлагатай гэсэн үг биш юм. Өгөгдлийг байнга давтаж байх уу? Дараах үйл явдал эсвэл үйл ажиллагаанд сонирхолтой бизнес үү?
Хэрэв өгөгдлийн цэг өөрчлөгдөж байгаа бол өгөгдлийн төрлүүд нь адилхан бөгөөд ганц үйл явдлыг хянаж байвал энэ мэдээлэл тэгш байж магадгүй. Жишээ нь жилийн туршид борлуулалтын хэмжээ юм. Цаг хугацаа өөрчлөгдөж, тоо нь хэлбэлзэлтэй байх болно, дахин давтагдахгүй өгөгдөл байх болно.
Хэрэв өгөгдлийн зарим хэсэг нь харилцагчийн мэдээлэл гэх мэт бусад хэвээр үлдвэл бусад төлбөрийн хэмжээ, төлбөрийн тоо, цаг хугацаа зэргийг өөрчилнө. Энэ нь мэдээллийн баазыг ашиглах үед юм. Үйлдэл нь тэдэнд олон өөр өөр бүрэлдэхүүн хэсэгтэй байдаг бөгөөд тэдгээрийг дагаж байхыг оролдох нь бүгд өгөгдлийн сан шаарддаг.
Өгөгдлийн анхдагч зорилго
Хүснэгтүүд нь олон төрлийн асуудлуудыг хянах шаардлагагүй нэг удаагийн үйл явдлуудын хувьд сайн хэрэг юм. Архивлагдахаасаа өмнө нэг буюу хоёр график эсвэл хүснэгтэд архивлуулахаас өмнө төслүүд хэрэгтэй байгаа бол хүснэгт нь хамгийн сайн арга зам юм. Хэрэв баг эсвэл компани үр дүнг тооцоолж, хувь хэмжээг тодорхойлох шаардлагатай бол хүснэгтүүд хамгийн ашигтай байдаг.
Өгөгдлийн сан нь өгөгдөл дахин дахин ашиглагдах боломжтой урт төслүүдэд зориулагдсан. Тэмдэглэл, тайлбар шаардлагатай бол өгөгдлийг мэдээллийн сан руу шилжүүлэх ёстой. Хүснэгтийн хүснэгт нь нарийвчлан хянах цөөн хэдэн тоон гол цэг биш юм.
Хэрэглэгчийн тоо
Хэрэглэгчдийн тоо нь хүснэгт эсвэл мэдээллийн сан ашиглах эсэх талаар шийдэх хүчин зүйл болно. Хэрэв төсөл олон тооны хэрэглэгчид өгөгдлийг шинэчлэх болон өөрчлөлт хийхийг шаардвал энэ нь хүснэгтэнд хийгдэхгүй. Хүснэгттэйгээр зөв тохиргооны хяналтыг хадгалах нь илүү төвөгтэй байдаг. Хэрэв өгөгдлийг шинэчлэх цөөн тооны хэрэглэгчид ердөө 3-аас 6 хооронд байвал хүснэгтийг хангалттай байх ёстой (хэдийгээр үүнийг урагшлахаасаа өмнө дүрмийг тогтоох шаардлагатай боловч).
Хэрэв төсөл эсвэл бүх хэлтсийн бүх оролцогчид өөрчлөлт хийх шаардлагатай бол өгөгдлийн сан нь илүү сайн сонголт болно. Хэдийгээр компани нь жижиг боловч одоогоор нэг эсвэл хоёр хүнтэй байгаа ч 5 жилийн хугацаанд хичнээн тооны хүн орж болох талаар бодож, тэд бүгд өөрчлөлт хийх шаардлагатай эсэхийг асуу. Илүү хэрэгцээтэй хэрэглэгчид илүү их мэдээллийн санг илүү сайн сонголт болгох боломжтой.
Та мөн өгөгдлийн аюулгүй байдлыг анхаарч үзэх ёстой. Хэрэв маш олон чухал мэдээлэл хадгалагдсан байх шаардлагатай бол өгөгдлийн сан нь илүү сайн аюулгүй байдлыг санал болгодог. Шилж явахаасаа өмнө өгөгдлийн сан үүсгэхээсээ өмнө анхаарах ёстой аюулгүй байдлын асуудлуудыг уншихаа мартуузай.
Хэрэв та эвдрэлийг арилгахад бэлэн бол аяллынхаа эхлэлийг эхлэхийн тулд өгүүллийн Бичвэрүүдийг хөрвүүлэхийн тулд нийтлэлийг уншина уу.